Digitale Meldepflicht für Kassensysteme startet 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird das elektronische Mitteilungsverfahren für elektronische Aufzeichnungssysteme verpflichtend. Unternehmen müssen Anschaffungen und Außerbetriebnahmen solcher Systeme über die Plattform „Mein ELSTER“ oder die ERiC-Schnittstelle an die Finanzbehörden melden. Die bisher ausgesetzte Mitteilungspflicht nach § 146a Absatz 4 Abgabenordnung (AO) tritt damit planmäßig in Kraft.
Nach Abstimmung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gelten folgende Fristen: Elektronische Aufzeichnungssysteme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, sind bis spätestens 31. Juli 2025 zu melden. Systeme, die ab dem 1. Juli 2025 neu angeschafft oder außer Betrieb genommen werden, sind jeweils innerhalb eines Monats nach dem entsprechenden Vorgang mitzuteilen.
Meldung betrifft auch gemietete Systeme
Auch nicht angeschaffte, sondern gemietete oder geleaste Kassensysteme unterliegen der Mitteilungspflicht. Bei der Mitteilung muss jede Betriebsstätte ihre verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme vollständig und einheitlich erfassen. Eine Außerbetriebnahme darf nur gemeldet werden, wenn zuvor bereits eine Mitteilung zur Anschaffung erfolgt ist.
Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 endgültig außer Betrieb genommen wurden, müssen nur dann gemeldet werden, wenn die Anschaffung zuvor bereits mitgeteilt worden war. Die Regelungen orientieren sich an der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) sowie den GoBD-Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung.
Regelungen für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler
Auch für EU-Taxameter und Wegstreckenzähler, die unter § 1 Absatz 2 KassenSichV fallen, gilt ab dem 1. Januar 2025 die elektronische Mitteilungspflicht. Von der Mitteilung kann jedoch solange abgesehen werden, wie keine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) vorhanden ist und die sogenannte Nichtbeanstandungsregelung gemäß BMF-Schreiben vom 13. Oktober 2023 gilt.
Taxameter und Wegstreckenzähler, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft oder bereits mit einer TSE ausgerüstet wurden, müssen bis spätestens 31. Juli 2025 gemeldet werden. Für Geräte, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft, ausgerüstet oder außer Betrieb genommen werden, gilt ebenfalls eine einmonatige Frist zur Mitteilung.
Besonderheiten bei Wegstreckenzählern
Für Wegstreckenzähler gilt die Mitteilungspflicht nur, wenn sie am oder nach dem 1. Juli 2024 erstmals in den Verkehr gebracht wurden. Auch hier ist Voraussetzung für die Meldung einer Außerbetriebnahme, dass die Anschaffung oder Ausrüstung mit einer TSE zuvor bereits gemeldet wurde.
Analog zu den Kassensystemen sind auch gemietete oder geleaste Taxameter und Wegstreckenzähler meldepflichtig. Die Meldung muss stets alle Aufzeichnungssysteme einer Betriebsstätte umfassen. Hinweise zur elektronischen Dokumentation finden sich auch in der Rechnungserstellung per PDF und bei Kleinunternehmerregelungen.
Bisherige Regelung aufgehoben
Das bisherige BMF-Schreiben vom 6. November 2019, das die Mitteilungspflicht bis zur Bereitstellung einer digitalen Übermittlungsstruktur aussetzte, wurde mit dem neuen Schreiben aufgehoben. Die Veröffentlichung der aktuellen Regelung erfolgt im Bundessteuerblatt Teil I.
Das neue Verfahren soll laut Bundesfinanzministerium eine einheitliche und fristgerechte Erfassung von Kassensystemen sicherstellen.
