E-Rechnung schreiben
Du kannst den bestehenden Artikel um folgende Abschnitte ergänzen. Die Tonalität orientiert sich stärker an einem Ratgeber für Unternehmer, Selbstständige und Freiberufler und bietet gleichzeitig sinnvolle interne Verlinkungsmöglichkeiten.
E-Rechnung mit und ohne Umsatzsteuer erstellen
Bei der Erstellung einer E-Rechnung mit ZUGFeRD müssen Unternehmen die gleichen steuerlichen Anforderungen erfüllen wie bei einer herkömmlichen Rechnung. Dazu gehört insbesondere die korrekte Angabe der Umsatzsteuer, sofern diese anfällt. Die strukturierten XML-Daten einer ZUGFeRD-Rechnung enthalten neben den Rechnungspositionen auch Angaben zu Steuersätzen, Steuerbeträgen und dem Rechnungsendbetrag. Dadurch können Buchhaltungsprogramme die Daten automatisch verarbeiten und verbuchen.
Wer umsatzsteuerpflichtige Leistungen abrechnet, sollte darauf achten, dass alle steuerlich relevanten Angaben vollständig und korrekt in der E-Rechnung hinterlegt sind. Weitere Informationen dazu finden Sie in unserem Ratgeber & Online-Generator zur E-Rechnung mit Umsatzsteuer.
Auch Unternehmer, die die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzen oder aus anderen Gründen keine Umsatzsteuer ausweisen, können und müssen künftig E-Rechnungen verwenden. Dabei wird statt eines Umsatzsteuerbetrags der entsprechende Hinweis auf die Steuerbefreiung oder die Kleinunternehmerregelung in die Rechnung aufgenommen. Welche Besonderheiten hierbei gelten, erfahren Sie im Beitrag & Online-Generator E-Rechnung ohne Umsatzsteuer. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung hängt grundsätzlich nicht davon ab, ob Umsatzsteuer ausgewiesen wird oder nicht.
ZUGFeRD für Handwerker und Bauunternehmen
Für Handwerksbetriebe bietet das ZUGFeRD-Format besondere Vorteile. Viele Handwerker erstellen regelmäßig Abschlags-, Teil- oder Schlussrechnungen und müssen dabei zahlreiche Positionen, Materialkosten und Arbeitsstunden dokumentieren. Durch die strukturierte Datenübermittlung können diese Informationen direkt in die Buchhaltung oder in ERP-Systeme übernommen werden.
Zudem profitieren Handwerksbetriebe von einer schnelleren Rechnungsverarbeitung beim Auftraggeber. Rechnungsdaten müssen nicht mehr manuell erfasst werden, wodurch sich Bearbeitungszeiten verkürzen und Fehler reduziert werden können. Gerade bei größeren Bauprojekten mit mehreren Beteiligten kann dies die Verwaltungsprozesse erheblich vereinfachen.
Auch bei Bauleistungen und umfangreichen Leistungsverzeichnissen lässt sich das ZUGFeRD-Format nutzen. Ergänzende Dokumente können dabei als Anlagen zur E-Rechnung bereitgestellt werden, während die wesentlichen Rechnungsdaten strukturiert übertragen werden.
Ausführliche Informationen zu den Anforderungen und Besonderheiten finden Handwerksbetriebe in unserem Ratgeber & Online-Generator E-Rechnung für Handwerker.
Praktische Vorlagen und Hilfen für die E-Rechnung
Der Umstieg auf die elektronische Rechnungsstellung muss nicht kompliziert sein. Moderne Rechnungsprogramme erstellen ZUGFeRD- oder XRechnungen automatisch und übernehmen die erforderlichen Pflichtangaben direkt in die strukturierte Datei. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden und gesetzliche Anforderungen einfacher erfüllen.
Je nach Unternehmensform und steuerlicher Situation unterscheiden sich die Anforderungen an eine E-Rechnung. Deshalb empfiehlt es sich, bei der Rechnungserstellung auf passende Vorlagen und Muster zurückzugreifen. Insbesondere bei Rechnungen mit Umsatzsteuer, Rechnungen ohne Umsatzsteuer oder branchenspezifischen Anforderungen im Handwerk können spezialisierte Vorlagen den Einstieg erheblich erleichtern.
