Ist die Rechnung korrekt?
Wer schreibt und erhält Rechnungen?
Jeder kommt, ob Unternehmer oder nicht, im Laufe seines Lebens mit Rechnungen in Berührung. Wenn Rechnungen nicht bezahlt werden, ist dies ein Ärgernis – sowohl für den Absender, als auch für den Empfänger der Rechnung. Noch ärgerlicher ist es aber, wenn eine Rechnung formale Fehler aufweist und als solche im schlimmsten Fall überhaupt nicht gültig ist. Damit im Falle einer Betriebsprüfung keine Eingangsrechnung mit formellen Fehlern für zeit- und kostenintensive Nachforschungen sorgt, sollte jede Rechnung, ob sie ein- oder ausgeht, genauestens überprüft werden.
Wie solche Fehler aussehen und wie sie vermieden werden können, ist hier anhand von Checklisten zusammengestellt.
Was ist eine Rechnung überhaupt?
Eine Rechnung ist, selbst wenn sie nur per Email versendet wird, eine Urkunde, die die Leistungen, welche zwischen dem Unternehmer oder Dienstleister und dem Kunden erbracht wurden, auflistet und zur Zahlung auffordert. In der Rechnung muss beurkundet werden, welche Umsatzsteuer auf welche Rechnungsposition erhoben wird – diese muss separat aufgelistet werden. Rein formaljurisitsch sollte eine beglichene Rechnung mit einer Quittung bestätigt werden. Ein Rechnung ist nicht nur eine Zahlungsaufforderung, sondern auch eine Bestätigung erbrachter Leistungen.
Was ist allgemein für den Umgang mit Rechnungen zu beachten?
Natürlich ist es für viele Unternehmer und Dienstleister möglich, einfach ein vorgefertigtes Rechnungsformular auszufüllen und abzusenden. Doch trotz Formular können sich Fehler in der Verarbeitung der Rechnung einschleichen.
- Rechnungen dürfen nur von Unternehmern gestellt werden. Das können Kleinunternehmer sein, Freiberufler, Künstler oder Handwerker – einfach jeder, der haupt oder nebenberuflich eine Tätigkeit oder ein Gewerbe ausübt, welche die Erbringung von Einnahmen zum Ziel haben. Privatpersonen können keine Rechnungen ausstellen.
- Rechnungen dürfen digital verschickt und digital quittiert werden, eine Unterschrift ist nicht notwendig.
- Nach erbrachter Leistung muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten an Unternehmer gestellt werden, an Privatpersonen Rechnungen auch noch Jahre später.
- Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden
- Bewirtungskosten müssen als Rechnung aufbereitet werden, damit sie zu den Betriebausgaben zählen.
- Kleinunternehmer dürfen in der Rechnung keine Umsatzsteuern ausweisen, müssen aber angeben, von der Umsatzsteuerpflicht befreit zu sein.
- Rechnungsbeträge unterhalb von 150 EUR gelten als Kleinbetragrechnungen und sind von der Auflistung der Pflichtangaben befreit.
Pflichtangaben einer Rechnungsvorlage
Nach §14 des Umsatzsteuergestzes muss jede Rechnung folgende Pflichtangaben beinhalten:
- Vollständiger Name und Anschrift sowohl vom Rechnungssteller, als auch vom Leistungsempfänger. Ist hier eine Firmierung nicht korrekt oder wurde die Rechnung auf eine Privatperson ausgestellt, obwohl sie unternehmerisch bei der Steuer vorgelegt werden soll, ist es bereits falsch und muss kompliziert korrigiert oder neu erstellt werden.
- Die Steuernummer ODER die Umsatzsteuer-Identnummer muss angegeben werden. Diese Nummern werden vom Bundeszentralamt für Steuern ausgestellt, sie sind nicht identisch miteinander!
- Das Ausstellungsdatum der Rechnung, welches nicht identisch mit dem Datum der Leistungserbringung oder Lieferung sein muss. Es darf jedoch nicht vordatiert sein.
- Die Rechnungsnummer. Eine Rechnungsnummer darf Buchstaben und Zahlen, auch in Kombination mitaeinander, enthalten. Rechnungsnummern sind jedoch einmalig – egal, ob eine Leistung bereits öfters erbracht wurde: jede Rechnung braucht eine eigene, individuelle Rechnungsnummer!
- Auf der Rechnung müssen alle erkennbaren Leistungen klar erkennbar aufgelistet werden. Pauschalen dürfen erhoben werden, in einer Handwerkerpauschale zum Beispiel muss dann aber aufgelistet sein, welche Positionen in die Pauschale mit einfließen.
- Der Gesamtbetrag der Rechnung benötigt eine Aufschlüsselung in Nettopreis, Steuerbetrag und Umsatzsteuer bzw. Information über die Kleinunternehmerregelung.
- Rabatte, Skonto, Gutschriften – es ist eine gewissenhafte Auflistung aller Verminderungen des Rechnungsbetrages anzugeben, sofern diese im Vorfeld vereinbart wurden. Werden im Nachhinein Rabatte vereinbart,müssen neue Rechnungen gestellt werden.
- Einige Skontobeträge sind an die Zahlungsschnelligkeit der Kunden geknüpft – diese Bedingungen müssen dann ebenso deailliert auf der Rechnungsvorlage vermerkt werden.
Prüfung der Eingangsrechnung abseits der Pflichtangaben
Eine schnelle Fragenliste sollte auf jedem Schreibtisch liegen, über den eine Rechnung läuft – so können kostenintensive Fehler vermieden werden.
- Wurden Vorauszahlungen geleistet und sind diese auf der Rechnung vermerkt?
- Gibt es bei Bedarf einen Hinweis auf Steuerschuldnerschaften des Leistungsempfängers bei Bauleistungen?
- Ist das Datum der Leistungserbringung korrekt?
- Nachgerechnet: Stimmt denn auch der Gesamtbetrag?
Nach kurzer Zeit hat man diese Fragen und Pflichtangaben verinnerlicht und die Rechnungsprüfung wird zu einer raschen Routine, mit der sich teuer Fehler vermeiden lassen!
