Rechnung als Kleinunternehmer: Muster, Pflichtangaben & Beispiele

Als Kleinunternehmer darfst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ausstellen – musst aber trotzdem alle Pflichtangaben einhalten und einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung einfügen. Genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler.

Kurz gesagt: Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist eine ganz normale Rechnung, nur ohne ausgewiesene Umsatzsteuer und mit einem zusätzlichen Hinweis auf § 19 UStG. Du musst weiterhin eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID angeben, eine Rechnungsnummer vergeben und Leistung, Datum sowie Entgelt klar aufführen.

Auf dieser Seite erfährst du, wie eine Kleinunternehmer-Rechnung konkret aufgebaut ist, welcher Satz auf die Rechnung gehört und welche Muster du nutzen kannst. Für die rechtlichen Hintergründe hilft dir der Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung, für andere Fälle ohne Umsatzsteuer die Seite Rechnung ohne Umsatzsteuer.

Inhaltsverzeichnis

1. Rechnung als Kleinunternehmer – das Wichtigste vorab
2. Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung
3. Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Mustertexte
4. Muster & Vorlagen für die Kleinunternehmer-Rechnung
5. Rechnung als Kleinunternehmer an Privatkunden, Unternehmen & ins Ausland
6. Kleinunternehmer-Rechnung als E-Rechnung
7. Typische Fehler bei der Kleinunternehmer-Rechnung
8. FAQ: Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung

Rechnung als Kleinunternehmer – das Wichtigste vorab

Viele denken, eine Kleinunternehmer-Rechnung sei ein komplett eigener Rechnungstyp. Tatsächlich gelten die gleichen Grundregeln wie für jede andere Rechnung – mit zwei Unterschieden: Du weist keine Umsatzsteuer aus und musst deutlich machen, dass du die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt.

Ob du überhaupt Kleinunternehmer bist und welche Grenzen ab 2025 gelten, klärt zuerst die Kleinunternehmerregelung. Wenn du dort „Ja“ ankreuzen kannst, bist du hier richtig und kannst deine Rechnungen so gestalten, dass sie in der Praxis akzeptiert werden und steuerlich sauber sind.

Was unterscheidet die Kleinunternehmer-Rechnung von anderen Rechnungen?

Die Kleinunternehmer-Rechnung unterscheidet sich von anderen Rechnungen vor allem dadurch, dass kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird und ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung enthalten ist.

Du schreibst also nicht „Nettobetrag + Umsatzsteuer = Bruttobetrag“, sondern nur einen Gesamtbetrag ohne Steuerzeile. Stattdessen steht im Text, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Alle anderen Pflichtangaben – Name, Anschrift, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Datum – bleiben genauso wichtig wie bei einer normalen Rechnung mit Umsatzsteuer.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine eigene Rechnungsart?

Nein, du brauchst kein spezielles Rechnungsprogramm nur für Kleinunternehmer – wichtig ist, dass dein Muster den Hinweis auf § 19 UStG enthält und keine Umsatzsteuerzeile vorsieht.

Viele Programme und Vorlagen bieten einfach zwei Varianten: „mit Umsatzsteuer“ und „ohne Umsatzsteuer“. Solange du als Kleinunternehmer unterwegs bist, nutzt du die Variante ohne Umsatzsteuer und fügst deinen Kleinunternehmer-Hinweis ein. Wenn du später in die Regelbesteuerung wechselst, schaltest du auf die Variante mit Umsatzsteuer um.

Wann schreibst du als Kleinunternehmer trotzdem eine Rechnung mit Umsatzsteuer?

Du schreibst nur dann eine Rechnung mit Umsatzsteuer, wenn du auf die Kleinunternehmerregelung verzichtest oder sie aufgrund deiner Umsätze nicht mehr anwenden darfst.

Solange du innerhalb der Kleinunternehmergrenzen bleibst und nicht zur Regelbesteuerung optiert hast, darfst du grundsätzlich keine Umsatzsteuer ausweisen. Tust du es doch, kann das dazu führen, dass du die ausgewiesene Steuer ans Finanzamt schuldetst oder dauerhaft in die Regelbesteuerung wechselst. Die Details zu Verzicht, 5‑Jahresfrist und Grenzen stehen im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.

Pflichtangaben auf der Kleinunternehmer-Rechnung

Rechnungen von Kleinunternehmern sind rechtlich vollwertige Rechnungen. Sie müssen daher die allgemeinen Pflichtangaben nach § 14 UStG enthalten, auch wenn kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen wird.

Welche Pflichtangaben gehören auf die Kleinunternehmer-Rechnung?

Auf einer Kleinunternehmer-Rechnung müssen alle üblichen Pflichtangaben stehen: vollständige Anschriften, Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum, Entgelt und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

Das heißt konkret: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, eine eindeutige Rechnungsnummer, das Datum der Rechnung, eine verständliche Beschreibung deiner Leistung oder Lieferung, der Zeitraum oder Tag der Leistungserbringung sowie der Betrag, den dein Kunde bezahlt. Statt einer Umsatzsteuerzeile erscheint ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Eine praktische Checkliste zu allgemeinen Pflichtangaben findest du auch im Artikel Rechnung schreiben. Dort kannst du deine Muster-Rechnung Schritt für Schritt mit den Vorgaben abgleichen.

Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID – was ist sinnvoll?

Du musst auf der Kleinunternehmer-Rechnung entweder deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID angeben – eine von beiden ist Pflicht.

Viele Kleinunternehmer geben aus Datenschutzgründen lieber ihre Umsatzsteuer-ID an, weil sie nicht direkt auf das zuständige Finanzamt schließen lässt. Wenn du keine USt-ID hast, reicht deine reguläre Steuernummer aus. Wichtig ist nur: Ganz ohne Kennziffer solltest du keine Rechnung verschicken, denn dann fehlt eine Pflichtangabe.

Wenn du viel mit Geschäftskunden im Ausland arbeitest, ist eine USt-ID fast immer sinnvoll. Für rein nationale Kleinunternehmer mit überschaubaren Umsätzen reicht meist die Steuernummer, solange du damit leben kannst, dass sie auf der Rechnung steht.

Muss die Kleinunternehmer-Rechnung eine Rechnungsnummer haben?

Ja, jede Kleinunternehmer-Rechnung braucht eine eindeutige, fortlaufende Rechnungsnummer – genau wie jede andere Rechnung auch.

Die Nummer muss nicht lückenlos sein, sollte sich aber einem nachvollziehbaren System zuordnen lassen, etwa „2026-001, 2026-002 …“ oder „KD-2026-015“. Wichtig ist nur, dass du jede Nummer nur einmal vergibst und dein System später für dich oder den Steuerberater nachvollziehbar bleibt.

Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung: Mustertexte

Der wohl wichtigste Unterschied zur „normalen“ Rechnung ist der Hinweis darauf, dass du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist. Viele Steuerberater empfehlen, sich möglichst nah an der Gesetzesformulierung zu orientieren.

Welcher Satz muss auf die Kleinunternehmer-Rechnung?

Der wichtigste Satz lautet sinngemäß, dass du als Kleinunternehmer nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnest – zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Du kannst die Formulierung leicht anpassen, solange klar ist, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt und deshalb keine Umsatzsteuer ausweist. Die Aussage sollte gut sichtbar in der Nähe der Gesamtsumme stehen, damit dein Kunde sofort sieht, warum keine Umsatzsteuer auf der Rechnung auftaucht.

Mustertext für Rechnungen an Privatkunden (B2C)

Bei Rechnungen an Privatkunden reicht oft eine kurze, verständliche Formulierung mit zusätzlichem Klartext-Hinweis.

Beispiel:

„Ich nutze die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG. Daher enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“

Für Privatkunden ist vor allem wichtig, dass der Endbetrag klar erkennbar ist. In vielen Fällen interessiert sie die umsatzsteuerliche Behandlung ohnehin weniger – Hauptsache, der zu zahlende Betrag ist eindeutig.

Mustertext für Rechnungen an Unternehmen (B2B)

Bei Rechnungen an Unternehmen darf der Hinweis gerne etwas formeller ausfallen, damit Buchhaltung und Steuerberater sofort Bescheid wissen.

Beispiele:

• „Es wird keine Umsatzsteuer berechnet, da der Rechnungssteller die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG anwendet.“
• „Rechnung gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) ohne Ausweis von Umsatzsteuer.“

Wichtig: Dein Geschäftskunde kann aus deiner Rechnung keine Vorsteuer ziehen. Für viele Unternehmen ist das in Ordnung, solange deine Preise attraktiv sind und der Hinweis auf der Rechnung eindeutig ist.

Muster & Vorlagen für die Kleinunternehmer-Rechnung

Statt jede Rechnung komplett neu zu schreiben, lohnt es sich, einmal ein sauberes Muster zu erstellen und dieses immer wieder zu nutzen – ob als Online-Rechnung, Word-Datei oder Excel-Vorlage.

Online-Rechnung als Kleinunternehmer schreiben

Am bequemsten erstellst du deine Kleinunternehmer-Rechnung mit einem Online-Rechnungseditor, in dem alle Pflichtfelder bereits angelegt sind.

Dort trägst du nur noch Stammdaten, Leistung, Datum und Betrag ein – der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung ist bereits hinterlegt. Anschließend lädst du die Rechnung als PDF herunter oder verschickst sie direkt per E-Mail.

Unser Editor für Rechnungen ohne Umsatzsteuer unterstützt dich genau dabei. Du findest ihn über die Seite Rechnung ohne Umsatzsteuer und kannst dort sofort loslegen:

Jetzt Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben

Eine Übersicht über weitere Möglichkeiten, Rechnungen online zu erstellen, findest du in unserem Ratgeber Rechnung online schreiben.

Vorlagen für Word & Excel

Kostenlose Kleinunternehmer-Rechnungsvorlage

Download Word

Download Excel

Wenn du lieber in Word oder Excel arbeitest, kannst du eine fertige Kleinunternehmer-Rechnungsvorlage nutzen und nach Bedarf anpassen.

In der Vorlage sind alle Pflichtangaben und der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung bereits vorgesehen. Du passt lediglich deine Daten, den Kunden, die Rechnungsnummer und die Beträge an.

Aus den Word- und Excel-Vorlagen kannst du deine fertige Kleinunternehmer-Rechnung mit wenigen Klicks als PDF speichern und verschicken.

Weitere Gestaltungsmöglichkeiten und spezielle Layouts findest du zusätzlich in unseren Bereichen Rechnungsvorlagen für Word und Rechnungsvorlagen für Excel.

Beispielrechnung: Kleinunternehmer mit Bruttobetrag

Als Kleinunternehmer arbeitest du mit Bruttobeträgen – das heißt: Der Betrag, den dein Kunde sieht, ist der Betrag, den du einnimmst.

Ein einfaches Beispiel:

• Leistungsbeschreibung: „Grafikdesign Logo Relaunch“
• Entgelt: 800,00 € (kein Nettobetrag, keine Umsatzsteuerzeile)
• Hinweis: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

In deiner Buchhaltung erfasst du diesen Betrag komplett als Einnahme. Es gibt keinen Umsatzsteueranteil, den du an das Finanzamt abführst – aber du kannst auch keine Vorsteuer aus deinen eigenen Eingangsrechnungen abziehen.

Rechnung als Kleinunternehmer an Privatkunden, Unternehmen & ins Ausland

Die Grundstruktur deiner Rechnung bleibt gleich – aber je nachdem, ob du an Privatpersonen, Unternehmen oder ins Ausland lieferst, gibt es kleine Unterschiede und zusätzliche Hinweise.

Rechnung als Kleinunternehmer an Privatkunden (B2C)

Bei Privatkunden ist vor allem wichtig, dass der Endbetrag klar erkennbar ist und die Rechnung alle Pflichtangaben enthält – der Kleinunternehmer-Hinweis reicht als Erklärung.

Die meisten Privatkunden interessiert vor allem „Was muss ich zahlen?“. Eine übersichtliche Position mit Gesamtbetrag, eine verständliche Leistungsbeschreibung und ein kurzer Hinweis zur Kleinunternehmerregelung reichen in der Regel aus. Viele Kleinunternehmer nutzen hier bewusst einfache Layouts und verzichten auf überladene Tabellen.

Rechnung als Kleinunternehmer an Unternehmen (B2B)

Bei Rechnungen an Unternehmen solltest du besonders auf den Kleinunternehmer-Hinweis und saubere Pflichtangaben achten, da die Buchhaltung deines Kunden mit der Rechnung weiterarbeiten muss.

Dein Geschäftskunde kann aus deiner Rechnung keine Vorsteuer ziehen – genau deshalb ist der Hinweis auf § 19 UStG so wichtig. Wenn du regelmäßig mit denselben Firmen arbeitest, lohnt es sich, die Formulierung einmal abzustimmen, damit sie intern problemlos verarbeitet werden kann.

Für typische B2B-Branchen findest du spezielle Muster in unseren Ratgeberseiten Rechnung für Freiberufler, Rechnung für Handwerker und Rechnung im Kleingewerbe.

Rechnung als Kleinunternehmer ins Ausland (EU & Drittland)

Bei Rechnungen ins Ausland ändert sich für dich als Kleinunternehmer vor allem der Leistungsort – die Rechnung selbst bleibt meist ohne Umsatzsteuer, aber zusätzliche Angaben wie die USt-ID können erforderlich sein.

Lieferst du Waren an Unternehmer in anderen EU‑Staaten oder erbringst Dienstleistungen ins Ausland, gelten die allgemeinen umsatzsteuerlichen Regeln zu innergemeinschaftlichen Lieferungen und Reverse-Charge-Verfahren – unabhängig davon, ob du Kleinunternehmer bist. Die Details dazu sprengen den Rahmen dieser Seite; für konkrete Fälle kannst du unsere Ratgeberseite zur innergemeinschaftlichen Lieferung nutzen.

Wichtig: Auch als Kleinunternehmer solltest du dich bei Auslandsgeschäften kurz steuerlich beraten lassen, insbesondere wenn du regelmäßig in andere EU‑Länder lieferst oder digitale Leistungen an Privatkunden im Ausland erbringst.

Kleinunternehmer-Rechnung als E-Rechnung

Seit 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B‑Bereich Schritt für Schritt zur Pflicht. Das betrifft nicht nur große Konzerne, sondern grundsätzlich alle Unternehmer – also auch Kleinunternehmer.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, du musst als Unternehmer – dazu zählen auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen empfangen können, wenn dir andere inländische Unternehmer elektronische Rechnungen schicken.

Das bedeutet vor allem: Du solltest technisch in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und zu speichern. Für viele Kleinunternehmer reicht es bereits, ein geeignetes E‑Mail‑Postfach zu nutzen und eine einfache Ablagestruktur aufzubauen. Die genauen Anforderungen und Übergangsregelungen findest du im FAQ zur E‑Rechnung beim Bundesfinanzministerium.

Wann musst du als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Grundsätzlich sollen ab 2025 Rechnungen zwischen inländischen Unternehmern als E-Rechnungen ausgestellt werden – für Kleinunternehmer gelten allerdings Übergangsregelungen.

Für kleinere Unternehmen mit geringeren Umsätzen gibt es verlängerte Übergangsfristen, in denen weiterhin sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF) zulässig sind, solange der Empfänger zustimmt. Langfristig wirst du als Kleinunternehmer aber nicht darum herumkommen, E-Rechnungen zumindest an Geschäftskunden im Inland auszustellen.

Für Rechnungen an Privatkunden (B2C) oder Kleinbetragsrechnungen gelten erleichterte Regeln. Wenn du hauptsächlich mit Endverbrauchern arbeitest, kannst du viele Prozesse daher zunächst in Ruhe umstellen. Für eine saubere Umsetzung lohnt sich ein Blick in die aktuellen Informationen der Finanzverwaltung oder die Beratung durch deinen Steuerberater.

Typische Fehler bei der Kleinunternehmer-Rechnung

Die meisten Problemfälle entstehen nicht, weil die Regelungen extrem kompliziert wären, sondern weil kleine, aber entscheidende Details übersehen werden. Die folgenden Stolperfallen solltest du kennen.

Häufigster Fehler: Umsatzsteuer falsch ausweisen

Der klassische Fehler ist, dass Kleinunternehmer trotzdem eine Umsatzsteuerzeile auf der Rechnung stehen lassen – und damit unter Umständen Umsatzsteuer schulden, die sie gar nicht berechnen wollten.

Wenn du als Kleinunternehmer Umsatzsteuer offen ausweist, kann das Finanzamt diese von dir verlangen, auch wenn du die Kleinunternehmerregelung eigentlich anwenden dürftest. Außerdem glaubt dein Kunde, Vorsteuer daraus ziehen zu dürfen, was zu Ärger bei einer Betriebsprüfung führen kann. Deshalb: Entweder klare Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer – oder bewusster Wechsel in die Regelbesteuerung.

Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung vergessen

Ein weiterer häufiger Fehler ist, dass auf der Rechnung zwar keine Umsatzsteuer steht, aber kein Hinweis erklärt, warum das so ist.

Dein Kunde sieht dann nur einen Bruttobetrag ohne Steuerangabe – und fragt nach. Vor allem bei Geschäftskunden im B2B‑Bereich ist das unpraktisch. Ein sauberer, klarer Hinweis wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ verhindert Rückfragen und macht deine Rechnung prüfungssicherer.

Netto-/Bruttobeträge und Rundungen

Als Kleinunternehmer arbeitest du faktisch mit Bruttobeträgen – Fehler entstehen häufig, wenn Vorlagen für Netto‑/Brutto‑Rechnungen halbherzig umgebaut werden.

Lasse in deinen Vorlagen keine Leerzeilen für „Netto“, „MwSt.“ und „Brutto“ stehen, wenn du sie nicht nutzt. Das verwirrt eher, als dass es hilft. Besser: Eine saubere Gesamtsumme, der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung und ein klarer Zahlbetrag. Wenn du mit Stunden- oder Stücksätzen arbeitest, achte auf konsistente Rundungen, damit deine Summen exakt sind.

FAQ: Häufige Fragen zur Kleinunternehmer-Rechnung

Zum Abschluss beantworten wir die häufigsten Fragen rund um die Kleinunternehmer-Rechnung noch einmal kurz und bündig. Die Antworten ersetzen keine individuelle Steuerberatung, helfen dir aber bei der ersten Einordnung.

Was ist eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Eine Kleinunternehmer-Rechnung ist eine normale Rechnung ohne ausgewiesene Umsatzsteuer, die einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG enthält.

Alle üblichen Pflichtangaben wie Name, Anschrift, Rechnungsnummer und Leistungsbeschreibung bleiben gleich – nur der Umsatzsteuerbetrag entfällt.

Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?

Du nutzt den gleichen Aufbau wie bei jeder anderen Rechnung, lässt die Umsatzsteuerzeile weg und ergänzt einen Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung.

Am einfachsten geht das mit einem passenden Muster oder dem Online-Editor; dort ist der Hinweis bereits hinterlegt und du musst nur noch deine Daten eintragen.

Welcher Satz muss auf die Kleinunternehmer-Rechnung?

Üblich sind Formulierungen wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet“ oder „Rechnung gemäß § 19 UStG (Kleinunternehmerregelung) ohne Ausweis von Umsatzsteuer“.

Wichtig ist, dass klar wird, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird und dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Brauche ich als Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID?

Du brauchst entweder eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung – eine von beiden ist Pflicht.

Eine USt-ID ist vor allem dann sinnvoll, wenn du mit Geschäftskunden im In- oder Ausland arbeitest; für viele reine Inlandskleinunternehmer reicht die Steuernummer.

Darf ich als Kleinunternehmer freiwillig Umsatzsteuer ausweisen?

Du solltest als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer freiwillig ausweisen – tust du es doch, kannst du die Steuer schulden oder dauerhaft in die Regelbesteuerung wechseln.

Wenn du dauerhaft mit Umsatzsteuer arbeiten möchtest, solltest du bewusst auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und zur Regelbesteuerung optieren.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, du musst als Unternehmer grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen inländischen Unternehmern zu empfangen.

Für das Ausstellen von E-Rechnungen gelten Übergangsfristen; langfristig wird die E-Rechnung im B2B-Bereich aber auch für Kleinunternehmer zum Standard.

Gilt die Kleinunternehmer-Rechnung auch im Ausland?

Die Kleinunternehmerregelung ist national geregelt, aber bei Auslandsumsätzen gelten zusätzlich die allgemeinen EU‑Umsatzsteuerregeln.

Rechnungen ins Ausland stellst du meist weiterhin ohne Umsatzsteuer aus, musst aber Leistungsort, USt-ID und mögliche Reverse-Charge-Regeln im Blick behalten.