Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer wirkt auf den ersten Blick praktisch – keine Mehrwertsteuer, weniger Zahlen, schnell erledigt. Trotzdem musst du genau wissen, wann du die Umsatzsteuer weglassen darfst und welchen Hinweis du auf der Rechnung brauchst.
In vielen Fällen ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer vollkommen in Ordnung: zum Beispiel als Kleinunternehmer nach § 19 UStG, bei bestimmten steuerfreien Umsätzen oder wenn die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht. Wichtig ist, dass du die richtige Rechtsgrundlage kennst und jede Rechnung sauber dokumentierst.
Auf dieser Seite siehst du, in welchen Situationen du keine Umsatzsteuer ausweisen darfst, welche Pflichtangaben trotzdem gelten und wie du passende Muster nutzt. Außerdem kannst du deine Rechnung direkt online schreiben oder als Word‑ und Excel‑Vorlage herunterladen. Wenn du generell digital arbeiten möchtest, lohnt auch ein Blick auf Rechnung online schreiben.
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Inhaltsverzeichnis
- Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben – so gehst du vor
- Wann ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erlaubt?
- Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
- Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG (Reverse-Charge)
- Rechnung ohne Umsatzsteuer ins Ausland (EU & Drittland)
- Typische Beispiele: Kleingewerbe, Freiberufler, Handwerker & Verein
- FAQ: Häufige Fragen zur Rechnung ohne Umsatzsteuer
Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben – so gehst du vor
Auch wenn auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer steht, gelten die allgemeinen Regeln für Rechnungen nach § 14 UStG. Du brauchst also vollständige Adressdaten, Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung sowie das Entgelt – nur eben ohne getrennten Umsatzsteuerausweis.
Statt „Nettobetrag + Umsatzsteuer = Bruttobetrag“ weist du bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer nur das Entgelt aus. Ob das rechtlich zulässig ist, hängt davon ab, ob deine Umsätze steuerfrei sind, ob du Kleinunternehmer bist oder ob ein Sonderfall wie das Reverse-Charge-Verfahren vorliegt.
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Auch bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer musst du alle Pflichtangaben nach § 14 UStG aufführen – nur der Umsatzsteuerbetrag entfällt und wird durch einen passenden Hinweis ersetzt.
Das bedeutet: Name und Anschrift von dir und deinem Kunden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID, Rechnungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum sowie das Entgelt. Statt „Nettobetrag + Umsatzsteuer = Bruttobetrag“ erscheint auf deiner Rechnung nur der Gesamtbetrag ohne separate Steuerposition.
Wenn du dir unsicher bist, hilft dir ein Blick auf die allgemeinen Hinweise unter Rechnung schreiben oder die Gegenüberstellung mit einer Rechnung mit Umsatzsteuer. So erkennst du gut, welche Positionen du weglassen oder anpassen musst.
Muster & Vorlagen für Rechnungen ohne Umsatzsteuer
Wenn du nicht bei null anfangen willst, nutzt du am besten eine fertige Vorlage für Rechnungen ohne Umsatzsteuer und passt sie an dein Geschäft an.
Du kannst die Rechnung direkt im online Rechnungseditor erstellen oder unsere kostenlosen Vorlagen für Word und Excel herunterladen. Dort sind alle Pflichtfelder bereits angelegt – du ergänzt nur noch deine Daten, das Leistungsdatum und den Betrag.
Wenn du häufiger Rechnungen schreibst, ist der Online‑Editor meist praktischer, weil du Kundendaten speichern, Beträge automatisch berechnen und direkt eine PDF-Rechnung ohne Umsatzsteuer erzeugen kannst. Weitere Designs findest du außerdem unter Vorlagen für Word und Vorlagen für Excel.
Wann ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer erlaubt?
Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt nicht von deiner Laune ab, sondern von deiner Stellung als Unternehmer und von der Art der Leistung. In manchen Fällen verlangt das Gesetz einen Umsatzsteuerausweis, in anderen wäre er sogar falsch.
Wann darfst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben?
Du darfst eine Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben, wenn der Umsatz nicht der Umsatzsteuer unterliegt oder der Gesetzgeber ausdrücklich auf den Steuerbetrag verzichtet.
Typische Fälle sind Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG, bestimmte steuerfreie Umsätze wie Heilbehandlungen oder die Vermietung von Wohnraum, innergemeinschaftliche Lieferungen an Unternehmer in anderen EU‑Staaten sowie Leistungen, bei denen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (§ 13b UStG). Auch rein private Verkäufe ohne nachhaltige Gewinnerzielungsabsicht gehören nicht in den Anwendungsbereich der Umsatzsteuer.
Für besondere Konstellationen wie steuerfreie Umsätze, Arztleistungen oder Vermietung lohnt zusätzlich ein Blick auf die Übersicht zu Sonderfällen bei der Rechnungserstellung. Dort findest du weitere Pflichtvermerke, die je nach Art der Leistung auf deine Rechnungen gehören.
Was passiert, wenn du die Umsatzsteuer zu Unrecht weglässt?
Lässt du die Umsatzsteuer weg, obwohl sie geschuldet wäre, kannst du sie trotzdem ans Finanzamt zahlen müssen – auch wenn sie auf der Rechnung gar nicht auftaucht.
Praktisch heißt das: Du müsstest die Steuer aus deinem Rechnungsbetrag herausrechnen und aus eigener Tasche tragen. Gleichzeitig kann dein Kunde in vielen Fällen keinen Vorsteuerabzug geltend machen, weil auf der Rechnung keine Umsatzsteuer steht. Das sorgt schnell für Ärger in der Geschäftsbeziehung.
Hast du bereits mehrere fehlerhafte Rechnungen ohne Umsatzsteuer geschrieben, lassen sie sich meist durch eine Berichtigung der Rechnungen korrigieren. Je früher du handelst, desto geringer ist das finanzielle Risiko.
Rechnung ohne Umsatzsteuer als Kleinunternehmer (§ 19 UStG)
Für die meisten Selbstständigen und kleinen Unternehmen ist die Kleinunternehmerregelung der häufigste Grund für eine Rechnung ohne Umsatzsteuer. Sie befreit dich nicht von allen Steuern, aber von der Pflicht, Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen auszuweisen und ans Finanzamt abzuführen. Die gesetzliche Grundlage findest du im § 19 UStG auf gesetze-im-internet.de.
Wie wirkt sich die Kleinunternehmerregelung auf deine Rechnung aus?
Als Kleinunternehmer stellst du Rechnungen mit allen üblichen Pflichtangaben aus, ergänzt aber einen Hinweis auf § 19 UStG und weist keine Umsatzsteuerbeträge aus.
Du rechnest also mit Bruttobeträgen, die zugleich deine Einnahmen sind. In der Buchhaltung meldest du diese Umsätze ohne Umsatzsteueranteil, und deine Kundinnen und Kunden können aus deinen Rechnungen keine Vorsteuer ziehen. Für viele Kleingewerbe und Solo‑Selbstständige ist das in den ersten Jahren dennoch vorteilhaft.
Die Details zur Umsatzgrenze, zu Vor‑ und Nachteilen und zur Frage, ob sich die Regelung für dich lohnt, findest du ausführlich im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung. Wenn du konkrete Muster und Beispiele suchst, hilft dir zusätzlich die Seite Rechnung als Kleinunternehmer.
Formulierung: Welcher Satz muss auf die Kleinunternehmer-Rechnung?
Der wichtigste Zusatz auf der Rechnung lautet sinngemäß, dass du als Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnest.
Eine verbreitete Formulierung ist zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Du kannst diesen Satz leicht an deinen Stil anpassen, solange klar bleibt, dass du die Kleinunternehmerregelung nutzt und deshalb keine Umsatzsteuer ausweist.
Wichtig ist, dass der Hinweis gut sichtbar in der Nähe der Gesamtsumme steht. Nutzt du unseren Rechnungseditor oder die Word‑ und Excel‑Vorlagen, kannst du den Textbaustein dort einmal hinterlegen und bei jeder neuen Rechnung ohne großen Aufwand wiederverwenden.
E-Rechnung ohne Umsatzsteuer: Gilt etwas Besonderes?
Ob du deine Rechnung ohne Umsatzsteuer als Papierbeleg, PDF oder E-Rechnung verschickst, ändert nichts an der Frage, ob du Umsatzsteuer ausweisen musst – die rechtlichen Voraussetzungen bleiben dieselben.
Wichtig ist nur, dass deine elektronische Rechnung alle Pflichtangaben enthält und technisch so übermittelt wird, wie es Gesetzgeber oder deine Auftraggeber verlangen. Der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder auf § 13b UStG gehört auch in einer E-Rechnung gut sichtbar zur Gesamtsumme.
Ausführlicher gehen wir auf künftige E-Rechnungs-Pflichten und praktische Tools für Kleinunternehmer auf der Seite Rechnung als Kleinunternehmer ein. Dort findest du auch zusätzliche Beispiele dafür, wie du Rechnungen ohne Umsatzsteuer digital organisieren kannst.
Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG (Reverse-Charge)
Nicht nur Kleinunternehmer dürfen Rechnungen ohne Umsatzsteuer schreiben. In bestimmten Konstellationen verlagert das Gesetz die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger. Dann schuldet nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer, sondern der Kunde – das nennt man Reverse‑Charge-Verfahren nach § 13b UStG.
Wann ist § 13b UStG anzuwenden?
§ 13b UStG greift vor allem bei Bauleistungen, bestimmten Leistungen aus dem Ausland sowie bei einigen Lieferungen zwischen Unternehmern – dann schuldet dein Kunde die Umsatzsteuer.
Typische Beispiele sind Bau‑ und Handwerkerleistungen an andere Unternehmer, die Vermietung von beweglichen Gegenständen ins Ausland oder bestimmte Dienstleistungen, die du an im Ausland ansässige Unternehmen erbringst. Auch Rechnungen aus dem Ausland, etwa aus China oder anderen EU‑Staaten, können dem Reverse‑Charge-Verfahren unterliegen.
Ob § 13b in deinem konkreten Fall wirklich gilt, ist oft nicht trivial. Gerade im Bau‑ und Immobilienbereich solltest du im Zweifel mit deinem Steuerberater oder der zuständigen Finanzverwaltung klären, ob du die Umsatzsteuer offen ausweisen oder auf deinen Kunden verlagern musst.
Was muss auf der Rechnung stehen bei § 13b UStG?
Bei einer Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG musst du deutlich machen, dass die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht.
Auf der Rechnung stehen deshalb nur das Entgelt und die sonstigen Pflichtangaben; der Umsatzsteuerbetrag wird nicht ausgewiesen. Zusätzlich fügst du einen Hinweis wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“ ein. Bei grenzüberschreitenden Leistungen gehören außerdem die Umsatzsteuer‑IDs von dir und deinem Kunden mit auf die Rechnung.
In vielen Branchen verlangen Auftraggeber außerdem eine gültige Freistellungsbescheinigung oder gesonderte Nachweise. Achte daher auf die vertraglichen Vorgaben und die jeweils aktuellen Informationen der Finanzverwaltung, damit dein Kunde die Rechnung problemlos verbuchen kann.
Freistellungsbescheinigung & 13b: Was bedeutet das für deine Rechnung?
Für deine Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 13b UStG ist die Freistellungsbescheinigung keine zwingende Pflichtangabe – sie spielt aber in Bau- und Handwerksleistungen eine wichtige Rolle im Hintergrund.
Viele Auftraggeber verlangen eine gültige Freistellungsbescheinigung, bevor sie Rechnungen nach dem Reverse-Charge-Verfahren akzeptieren. Damit sichern sie sich ab, dass sie keine Bauabzugssteuer einbehalten müssen und die Gestaltung steuerlich sauber ist.
Auf der Rechnung selbst reicht in der Regel der Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (§ 13b UStG)“. Ob zusätzlich eine Freistellungsbescheinigung notwendig ist und welche Variante in deinem Fall passt, solltest du im Zweifel mit deinem Steuerberater oder direkt mit dem Auftraggeber klären.
Rechnung ohne Umsatzsteuer ins Ausland (EU & Drittland)
Bei Leistungen ins Ausland stellt sich fast immer die Frage, wo der Ort der Leistung liegt und welcher Staat die Umsatzsteuer erheben darf. In vielen Fällen führt das dazu, dass du auf deiner deutschen Rechnung keine Umsatzsteuer ausweist – vorausgesetzt, die Voraussetzungen sind sauber erfüllt.
Rechnung ohne Umsatzsteuer bei innergemeinschaftlicher Lieferung
Lieferst du Waren an einen Unternehmer in einem anderen EU‑Staat und liegen alle Nachweise vor, kannst du eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.
Wichtig ist, dass dein Kunde dir seine gültige Umsatzsteuer‑Identifikationsnummer mitteilt und du die Ware tatsächlich in einen anderen EU‑Mitgliedstaat beförderst oder versendest. In deiner Rechnung dokumentierst du die USt‑ID beider Parteien und verweist auf die Steuerbefreiung für innergemeinschaftliche Lieferungen.
Ausführliche Hinweise und Beispiele findest du auf der spezialisierten Seite zur Rechnung bei innergemeinschaftlicher Lieferung. Dort siehst du auch, wie entsprechende Musterrechnungen aufgebaut sind.
Rechnung ohne Umsatzsteuer in Drittländer und bei Dienstleistungen
Bei Lieferungen in Drittländer und vielen grenzüberschreitenden Dienstleistungen kann ebenfalls eine Rechnung ohne deutsche Umsatzsteuer richtig sein – entscheidend ist der Leistungsort.
Exportierst du Waren in ein Nicht‑EU‑Land, ist der Umsatz in Deutschland meist steuerfrei, wenn du die Ausfuhr nachweisen kannst. Bei elektronischen oder digitalen Leistungen gelten wiederum besondere Regeln, die sich regelmäßig ändern. Hier lohnt sich ein aktueller Blick in die Informationen der Finanzverwaltung oder die Rücksprache mit einer fachkundigen Steuerberatung.
Praktisch heißt das: Bevor du Rechnungen ohne Umsatzsteuer ins Ausland stellst, solltest du zumindest einmal prüfen, ob es sich um eine steuerfreie Lieferung, eine sonstige Leistung mit Leistungsort im Ausland oder einen Fall des Reverse‑Charge-Verfahrens handelt.
Typische Beispiele: Kleingewerbe, Freiberufler, Handwerker & Verein
Viele Fragen zur Rechnung ohne Umsatzsteuer kommen aus ganz bestimmten Bereichen: Kleingewerbe, freie Berufe, Vereine oder Handwerksbetriebe. Die rechtliche Grundlage ist zwar dieselbe, aber die Praxis und die Erwartungen deiner Kunden unterscheiden sich deutlich.
Kleingewerbe: Rechnung ohne Umsatzsteuer schreiben
Hast du ein Kleingewerbe und liegst mit deinem Umsatz innerhalb der Grenzen, schreibst du deine Rechnungen meist als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer.
Für dich gelten dann die gleichen Regeln wie für andere Kleinunternehmer: Du weist keine Umsatzsteuer aus, verwendest einen passenden Hinweis auf § 19 UStG und rechnest mit Bruttobeträgen. Gleichzeitig solltest du deine Umsätze im Blick behalten, damit du die Kleinunternehmergrenze nicht unbemerkt überschreitest.
Freiberufler, Handwerker, Verein: Rechnung ohne Umsatzsteuer
Ob Freiberufler, Handwerker oder Verein – eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist nur dann korrekt, wenn ein gesetzlicher Befreiungstatbestand oder die Kleinunternehmerregelung greift.
Freiberufler nutzen häufig die Kleinunternehmerregelung in den ersten Jahren. Vereine profitieren bei bestimmten Tätigkeiten von echten Steuerbefreiungen, müssen aber bei wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben trotzdem Umsatzsteuer berechnen. Handwerksbetriebe schließlich haben oft mit dem Reverse‑Charge-Verfahren nach § 13b UStG zu tun.
Für branchenspezifische Beispiele kannst du dir zusätzlich die Seiten Rechnung für Freiberufler, Rechnung für Handwerker und Rechnung für Vereine anschauen. Dort findest du jeweils eigene Muster mit und ohne Umsatzsteuer.
FAQ: Häufige Fragen zur Rechnung ohne Umsatzsteuer
Viele Fragen drehen sich um Details oder Sonderfälle, die im Alltag schnell untergehen. Die folgenden Antworten geben dir einen schnellen Überblick und helfen dir bei der nächsten Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Wann ist eine Rechnung ohne Umsatzsteuer zulässig?
Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ist zulässig, wenn der Umsatz steuerfrei ist, du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG greift.
Trifft keiner dieser Fälle zu, musst du Umsatzsteuer offen ausweisen und ans Finanzamt abführen, sonst drohen Nachzahlungen und Ärger mit Kunden.
Wie schreibe ich eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Du erstellst die Rechnung wie jede andere Rechnung, lässt aber die Umsatzsteuerzeile weg und ergänzt einen Hinweis auf die passende Rechtsgrundlage.
Am einfachsten geht das über den Rechnungseditor mit direktem PDF-Export; alternativ nutzt du eine Word- oder Excel-Vorlage und füllst sie manuell aus.
Gilt für Kleinunternehmer immer eine Rechnung ohne Umsatzsteuer?
Solange du die Voraussetzungen der Kleinunternehmerregelung erfüllst und nicht zur Regelbesteuerung optiert hast, stellst du deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus.
Überschreitest du die Grenze oder wechselst zur Regelbesteuerung, musst du ab diesem Zeitpunkt Umsatzsteuer berechnen; eine Mischform ist nicht vorgesehen, Details stehen im Ratgeber zur Kleinunternehmerregelung.
Kann ich eine Rechnung in die EU ohne Umsatzsteuer ausstellen?
Ja, bei innergemeinschaftlichen Lieferungen an Unternehmer mit gültiger USt-ID kannst du oft eine Rechnung ohne Umsatzsteuer ausstellen.
Bei Leistungen an Privatpersonen oder bestimmten digitalen Diensten gelten andere Regeln, deshalb solltest du immer prüfen, ob wirklich eine steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung vorliegt.
Brauche ich als Kleinunternehmer eine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID auf der Rechnung?
Auch als Kleinunternehmer musst du auf deiner Rechnung eine Steuernummer oder eine Umsatzsteuer-ID angeben – eine von beiden ist Pflicht.
Eine USt-ID ist vor allem bei vielen B2B-Geschäften und EU-Kunden sinnvoll; für rein nationale Kleinunternehmer reicht häufig die normale Steuernummer.
Wer braucht eine Freistellungsbescheinigung bei Rechnungen nach § 13b UStG?
Eine Freistellungsbescheinigung ist vor allem für Bau- und Handwerksunternehmen wichtig, die unter die Bauabzugssteuer-Regelungen fallen.
Auf der Rechnung reicht meist der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers; ob zusätzlich eine Freistellungsbescheinigung nötig ist, klärst du am besten mit Steuerberater oder Auftraggeber.
Gilt bei E-Rechnungen ohne Umsatzsteuer etwas Besonderes?
Für E-Rechnungen ohne Umsatzsteuer gelten dieselben inhaltlichen Anforderungen wie für Papierrechnungen.
Wichtig ist, dass dein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung oder § 13b UStG auch in der elektronischen Rechnung gut erkennbar ist; technische Vorgaben richten sich nach Auftraggebern und gesetzlichen E-Rechnungspflichten.
