Sonderfälle bei der Rechnungserstellung
Der Gesetzgeber regelt die Inhalte und Bestandteile einer Rechnung genau. Für den Rechnungssteller ist die Beachtung in aller Regel auch unproblematisch und dank Rechnungsmuster kann die eigene Rechnung einfach und unkompliziert erstellt werden. Darüber hinaus gibt es aber auch einige Sonderfälle, die in erster Linie auf abweichende rechtliche Vorschriften zurückgehen. Nachfolgend werden – nicht abschließend – einige dieser Sonderfälle angesprochen.
Kleinunternehmerregelung
Sicherlich die bekannteste Sonderregelung im Bereich Rechnungserstellung betrifft Kleinunternehmer. Lassen Sie sich als Kleinunternehmer von der Umsatzsteuerpflicht befreien, müssen Sie folglich auch keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Auf die Umsatzbesteuerbefreiung müssen Sie aber in der Rechnung schriftlich hinweisen. Sie erfüllen diese Regelung, indem Sie einfach einen Satz wie beispielsweise: „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG“ oder „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer“. Wichtig ist der Hinweis auf §19 UStG.
Kleinbetragsrechnungen
Ebenfalls recht bekannt dürfte die vereinfachte Rechnungsstellung für Kleinbeträge unter 250 Euro brutto sein. Bei solchen Kleinbetragsrechnungen kann auf die Nennung des Rechnungsempfängers, der Steuernummer und/oder der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie einer Rechnungsnummer verzichtet werden. Die Umsatzsteuer muss zudem nicht getrennt ausgewiesen werden, eine Angabe des Steuersatzes (19% oder 7%) ist ausreichend. In den meisten Fällen empfiehlt es sich aber, auf die Vereinfachungen zu verzichten und eine normale Rechnung auch bei kleineren Beträgen zu erstellen.
Rechnung durch Leistungsempfänger erstellt
In einigen Bereichen ist es nicht unüblich, wenn nicht der Leistungserbringer die Rechnung erstellt, sondern der Leistungsempfänger. In dem Fall handelt es sich nicht um eine Rechnung im eigentlichen Sinne, sondern um eine Gutschrift. Der Vermerk Gutschrift muss auf der Abrechnung stehen, darüber hinaus sind alle Anforderungen an eine ordentliche Rechnung zu erfüllen.
Reverse-Charge-Verfahren
Sind Leistungserbringer und Leistungsempfänger zwei Unternehmen mit Sitz in unterschiedlichen EU-Ländern, kommt das Reverse-Charge-Verfahren zum Einsatz. Bei der Umsatzsteuer gilt innerhalb der EU bei Leistungserbringung zwischen EU-Staaten die Steuerabführung am Ort des Leistungsempfangs. Der Leistungsempfänger muss demnach die Umsatzsteuer an dessen Finanzbehörde abführen. In dem Fall muss die Rechnung einen Passus wie „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ tragen beziehungsweise im Falle der meisten Warenlieferungen einen Satz, in dem inhaltlich auf den steuerfreien innergemeinschaftlichen Warenverkehr verwiesen wird. Die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Empfängers ist in jedem Fall anzugeben.
Differenzbesteuerung
Wenn Sie Wiederverkäufer von gebrauchten Gegenständen sind und für diese Gegenstände kein Vorsteuerabzug infrage kommt, können Sie nach §25 UStG auf die Differenzbesteuerung zurückgreifen. Wiederverkäufer sind Sie dann, wenn Sie einen Gegenstand, den Sie erwerben, ohne gravierende Veränderung weiterverkaufen. Die Differenzbesteuerung greift nur auf den Unterschied zwischen Netto-Verkaufspreis und Einkaufspreis als steuerliche Bemessungsgrundlage zurück. Es wird also nur die Marge mit der Umsatzsteuer belegt, nicht der komplette Umsatz. Ein typischer Fall wäre ein Ankauf eines Gegenstands, zum Beispiel ein Pkw, von einer Privatperson, der dann weiterveräußert wird. Diese Sonderregelung kommt somit in erster Linie für Händler infrage.
Auf der Rechnung ist ein entsprechender Vermerk anzubringen, der je nach Gegenstand „Gebrauchtgegenstand/Sonderregelung“, „Kunstgegenstände/Sonderregelung“ oder „Sammlungsstücke und Antiquitäten/Sonderregelung“ lautet. Der Paragraf muss nicht genannt werden. Aus Sicht des Verkäufers führt die Differenzbesteuerung natürlich zum gleichen Nettoertrag wie die normale Umsatzbesteuerung, für den Käufer ist die Differenzbesteuerung bei nicht vorhandenem Vorsteuerabzug attraktiver.
Rechnungsbetrag unterhalb der Selbstkosten
Wenn Sie beispielsweise einem Freund einen besonders guten Preis für Ihre Leistung anbieten, kann der Rechnungsbetrag auch mal unterhalb der Kosten liegen, die Sie für die Erstellung der Leistung hatten. Hier greift ebenfalls eine Sonderregelung, denn für die Umsatzsteuer gelten die Selbstkosten der Leistungserbringung als Mindestbemessungsgrundlage. Liegt der Rechnungsbetrag netto unterhalb der Kosten für die Leistungserbringung, muss die Umsatzsteuer auf die Kosten errechnet werden und nicht auf den ausgewiesenen Nettobetrag.
Aus Sicht des Leistungsempfängers ist die so ermittelte Umsatzsteuer voll als Vorsteuer absetzbar, wenn dieser entsprechend vorsteuerabzugsberechtigt ist. Weiterhin sollten Sie beachten, dass Verkaufspreise unterhalb der Selbstkosten als wettbewerbspolitische Maßnahme untersagt sind.
Branchenspezifische Sonderregelungen
Für einige Branchen gibt es vor allem im Bereich der Geschäftstätigkeit innerhalb der EU weitere Sonderregelungen in Bezug auf das Umsatzsteuerrecht. Darüber hinaus gelten für einzelne Branchen allgemeine Sonderregeln. Beispielsweise sind Heilberufe von der Umsatzsteuer befreit, unabhängig von der Umsatzhöhe und der Rechtsform. Für Reisebüros und ähnliche Reisevermittler gilt im Grunde die Differenzbesteuerung für die Reisevermittlung an sich. Land- und Forstwirte können auf eine Pauschalisierung der Umsatzsteuer zurückgreifen – sie geben einen geminderten pauschalen Mehrwertsteuersatz an die Kunden weiter und sind dafür nicht vorsteuerabzugsberechtigt.
Fazit
Für eine rechtssichere Rechnungserstellung können Sie auf die entsprechenden Rechnungsmuster zurückgreifen. Die vorgestellten Sonderregelungen sind mit einem entsprechenden Vermerk in der Rechnung dann rechtssicher eingepflegt. Unter Umständen müssen Sie den Rechnungsbetrag anpassen, wenn Sie bestimmte Sonderregelungen in Anspruch nehmen wollen (zum Beispiel die Differenzbesteuerung, wenn diese für Sie infrage kommt). Allgemein sind die bestehenden Sonderregelungen im Umsatzsteuerrecht sehr leicht in der Rechnung zu berücksichtigen und erfordern Ihrerseits somit keinen allzu großen Aufwand.
