Verjährung von Forderungen – schwarzer Tag für Leistungserbringer
Unternehmer sind heutzutage mehr als Produzenten und Dienstleister. In unserer modernen Welt wimmelt es nur so vor Konkurrenz. Um ihre Kunden zu halten, ist für Auftragnehmer ein großzügiger Servicegedanke unerlässlich. Die Grenze zwischen Großzügigkeit und Wertschätzung der erbrachten Leistung ist fließend.
Leistungserbringer tendieren häufig dazu, den Wert ihrer erbrachten Leistung unter den Teppich zu kehren und verzichten auf eine schnelle Rechnungslegung.
Wenn die Verjährungsfrist naht, ist guter Rat teuer!
Gesetzliche Verjährungsfrist für Forderungen im Geschäftsverkehr
Die gesetzliche Verjährungsfrist für unternehmerische Zahlungsansprüche beträgt 3 Jahre mit dem Ablauf des 31.12. eines jeden Jahres (Regelverjährungsfrist gemäß § 195 BGB).
Beispiel: Zum 31.12.2019 verjähren alle Forderungen, die im Jahr 2016 entstanden sind.
Für Unternehmer bedeutet das konkret: Wer im Jahr 2016 Leistungen erbracht hat, die dem Kunde gegenüber noch nicht abgerechnet wurden, sollte sich sputen und bis spätestens 31.12.2019 die Forderungen eintreiben. Ab dem 01.01.2020 besteht keine gerichtliche Handhabe mehr, Geld für diese Leistungen einzufordern, obwohl der Anspruch theoretisch weiterhin besteht. Ab diesem Datum obliegt die Zahlung dem guten Willen des Leistungsempfängers.
Fallstricke beim Eintreiben von Forderungen
Ein Irrglaube ist es, sich als Leistungserbringer in Sicherheit zu wähnen, sobald eine Rechnung ausgestellt wurde. Die Verjährung wird allein dadurch nicht aufgeschoben. Ein gut funktionierendes Mahnwesen sollte als Backup die richtigen Fäden ziehen. Allein durch das Ausstellen einer Mahnung (gleich ob schriftlich oder mündlich) kann die Verjährung nicht verhindert werden. Ein konsequenter Mahnprozess ist daher unerlässlich, um Forderungen – notfalls vor Gericht – einzutreiben.
Verjährung von Forderungen durch gerichtliches Mahnverfahren hemmen
Ist der offizielle Mahnprozess erst einmal durchlaufen, ohne dass er zum Erfolg geführt hat, sollten Unternehmer einen Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides stellen. Nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB wird hierdurch die Verjährung der Forderung gehemmt. Ratsam ist, dies nicht erst kurz vor Ablauf der Verjährungsfrist zu erledigen. Wer die Feiertage um Weihnachten außer Acht lässt, läuft Gefahr, eine verzögerte Zustellung an den Schuldner zu riskieren. Auch unvollständige oder fehlerhafte Anträge können dem Prozedere buchstäblich einen Strich durch die Rechnung machen. Im schlimmsten Fall droht dann ein Wettlauf mit der Zeit.
Ratenzahlung zögert Verjährung hinaus
Im Vorteil ist der Unternehmer, der bei zahlungsunwilligen Kunden zunächst das Zahlen einer Rate erwirken kann. Exakt ab dem Tag der Zahlung der Rate wird die ursprüngliche Verjährung nach § 212 BGB unterbrochen und mit einer erneuten Frist von 3 Jahren fortgesetzt.
Forderungsmanagement – der Schlüssel zum Erfolg
Für Unternehmer jedweder Betriebsgröße ist daher ein gut organisiertes und strukturiertes Forderungsmanagement unerlässlich. Mit geringem Aufwand und wenig Kosten kann hierbei eine große Wirkung erzielt werden.
Zusammenfassend sind Leistungserbringer mit folgenden Praxistipps auf der sicheren Seite:
- Grundlage für jegliche Abrechnung von Forderungen ist ein übersichtliches System zur Erfassung von erbrachten Leistungen.
- In einem individuell festgelegten, nicht zu weit gefassten Turnus sollten Unternehmer ihre abgeschlossenen Leistungen anhand einer Offene-Posten-Liste auf Abrechenbarkeit prüfen, die Rechnung erstellen und dem Schuldner unmittelbar zugehen lassen. Idealerweise wird die Rechnung gleichzeitig mit oder kurz nach der erbrachten Leistung dem Leistungsempfänger übermittelt.
- Serviceleistungen sollten in einem vertretbaren Rahmen erbracht werden und in einem ausgewogenen Verhältnis zu den abzurechnenden Leistungen stehen.
- Bei Nicht-Zahlung durch den Schuldner sind Unternehmer gut beraten, ein konsequentes Mahnwesen zu verfolgen. Bei wiederholt ausstehender Zahlung ist der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheides der nächste hochoffizielle Schritt.
- Besteht der Verdacht auf Insolvenz eines Auftraggebers, ist es klug, den Erlass eines Mahnbescheides auf anwaltlicher Ebene beantragen zu lassen.
- Wer Auftraggeber zu seinem Kundenstamm zählt, die für ihre unzuverlässige Zahlungsweise bekannt sind, darf getrost von Vorschüssen Gebrauch machen. Dies gilt umso mehr, wenn Materialien zur Erfüllung des Auftrages eingekauft werden müssen. Wer das Erbringen einer Leistung von einer Vorschusszahlung abhängig macht, untermauert dem Kunden gegenüber die Ernsthaftigkeit der geschuldeten Zahlung. Dies sollte jedoch selbstverständlich nur bei „Wiederholungstätern“ praktiziert werden.
- Nach § 14 UStG müssen Rechnungen über bestimmte Inhalte verfügen. Darüber hinaus sind festgelegte Formvorschriften einzuhalten. Jegliche Fehler inhaltlicher oder formaler Art sollten beim Ausstellen einer Rechnung unbedingt vermieden werden. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass sich der Kunde auf diese beruft, um für sich die Rechtfertigung einer Zahlungsverweigerung zu erwirken. Korrekturen von Rechnungsläufen können den Unternehmer wertvolle Zeit kosten.
- Der Ausweis einer Zahlungsfrist mit einem festen Datum ist für das Ausstellen einer Rechnung unabdingbar.
- Vorausgefüllte Überweisungsträger veranlassen Kunden zu einer schnelleren Zahlung. Wer clever ist, lässt sich Einzugsermächtigungen erteilen. Kunden profitieren hierbei von geringerem Aufwand, Unternehmer hingegen von einem erhöhten Liquiditätsfluss.
- Nörglern und Blendern sollte entschlossen entgegengetreten werden. Der Wert einer Leistung wird insbesondere durch das konsequente Vertreten der Forderung anerkannt.
- Wer als bilanzierender Unternehmer trotz aller Anstrengungen die Uneinbringlichkeit der Forderung nicht umgehen konnte, darf die bereits an die Finanzverwaltung abgeführte Umsatzsteuer berichtigen und damit zurückfordern.
Damit sich Leistungserbringer mehr über „Black Fridays“ anstelle des schwarzen Tages der Forderungsverjährung freuen können, braucht es lediglich zwei wesentliche Aspekte unternehmerischen Handelns: Struktur und Konsequenz. Viel Erfolg!
