Was ist eine Abschlagsrechnung?
Bei einer Abschlagsrechnung – auch A-Konto-Zahlung genannt – handelt es sich um eine Rechnung, bei der ein Teil der Leistung vor dem vollständigen Erbringen der Leistung bereits in Rechnung gestellt wird. Eine Abschlagsrechnung kann daher für gewöhnlich nicht bei Kaufverträgen gestellt werden, sondern allenfalls in Rahmen von Werk- und Dienstverträgen. Sie sind vor allem dann üblich, wenn die Leistungserbringung einen längeren Zeitraum einnimmt, beispielsweise im Maschinenbau oder der Baubranche, aber auch im Rahmen längerfristiger Dienstleistungen wie beispielsweise für ein IT- oder Beratungsprojekt.
Wann kann eine Abschlagsrechnung gestellt werden?
Eine Abschlagsrechnung kann nur dann gestellt werden, wenn eine entsprechende vertragliche Vereinbarung zwischen den beteiligten Parteien getroffen wurde. Das ist gemäß Vertragsfreiheit eine freie Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien und somit individuell. Wird keine Vereinbarung getroffen, gelten die rechtlichen Regelungen. Diese sehen vor, dass die Zahlung durch den Auftraggeber erst nach Abnahme der Leistung (Werk oder Dienstleistung) erfolgt, somit kein Recht auf zwischenzeitliche Abschläge bestehen.
Eine Ausnahme kann es bei Dienstverträgen geben, wenn wiederkehrende Leistungen durch Zeiteinheiten bemessen sind – vor allem, wenn der Auftrag keine ausdrückliche zeitliche Befristung hat. Ein Beispiel wäre die Homepage-Pflege des Auftraggebers, bemessen in Stunden pro Monat. In dem Fall sind monatliche Zahlungen auch gesetzlich bestimmt.
Sind Abschläge vertraglich vereinbart, ist der Auftraggeber dann auch zur Zahlung der einzelnen Abschlagsrechnungen fristgerecht verpflichtet. Kommt er dieser Pflicht nicht nach, kann der Auftragnehmer seine Leistung einstellen, bis die offene Abschlagsrechnung beglichen wurde.
Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung
Für eine Abschlagsrechnung gelten die gleichen Pflichtangaben wie auch für anderen Rechnungen. Eine Abschlagsrechnung muss somit alle Anforderungen einer Rechnung erfüllen. Es ist somit nicht notwendig, dass eine Abschlagsrechnung den Begriff „Abschlagsrechnung“ führen muss. Tatsächlich wäre der Begriff „Rechnung“ nicht einmal notwendig. Vielmehr hängt die Bezeichnung von den geschäftlichen Gepflogenheiten der Branche oder des Tätigkeitsbereichs ab oder kann einfach frei gewählt werden.
Wichtig hier ist, dass die Teilleistung beschrieben wird oder mindestens auf die betreffende Vereinbarung verwiesen wird. Die Teilleistung muss als solche erkennbar sein. Je nach Branche oder Tätigkeitsbereich ist beispielsweise eine Angabe, welchen prozentualen Anteil die Teilrechnungssumme an der Gesamtsumme ausmacht oder ähnliche Angaben, üblich.
Abschlag, Teilzahlung, Anzahlung, Vorschuss – Was sind die Unterschiede?
Daher finden sich auch ganz unterschiedliche Bezeichnungen auf Abschlagsrechnungen wieder. Es gibt ganz unterschiedliche Begrifflichkeiten für Abschläge, die teilweise synonym verwendet werden können, teilweise aber auch andere Inhalte bezeichnen. Grundsätzlich gilt aber, dass nicht die Bezeichnung entscheidend ist, sondern dass die Rechnung als solche erkennbar ist.
Eine Teilzahlung ist eine im Grunde synonyme Verwendung für Abschlag. In der Praxis hat es sich in vielen Bereichen eingebürgert, für separierbare Teilleistungen den Begriff Abschlag zu benutzen, und für Teilleistungen nach Zeiteinheiten oder ähnlichen Aufteilungen den Begriff Teilzahlung zu nutzen. Die Begriffe Vorschuss, Anzahlung oder Vorauszahlung beziehen sich in der Regel auf einen ersten Abschlag mit Vertragsabschluss oder Auftragserteilung, bevor die Dienstleistung oder das Werk begonnen wurde.
Typische Teilzahlungsmodelle
Ähnlich wie die Bezeichnung für eine Abschlagsrechnung gibt es unterschiedliche Teilzahlungsmodelle. Auch hier besteht natürlich die Möglichkeit der freien Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. In vielen Bereichen ist eine Drittelung nicht unüblich, beispielsweise im Handwerk oder auch in kreativen Tätigkeitsbereichen. Hier gibt es dann mit Vertragsabschluss oder Auftragsannahme eine/n Vorschuss/Anzahlung, mit der Fertigstellung oder Lieferung einen weiteren Abschlag und schließlich nach Annahme des Kunden den verbliebenen Abschlag.
Lassen sich Projekte sinnvoll in Teilphasen zerlegen, ist eine Abschlagsrechnung nach Erreichen eines Teilziels üblich. So hängt es ganz von der Situation ab, wie viele Abschlagsrechnungen sinnvoll sind. Bei langfristigen Projekten kann auch eine entsprechend hohe Zahl an Abschlagsrechnungen gestellt werden. Eine Ratenzahlungsvereinbarung bildet noch mal einen gänzlich anderen Fall ab.
Stellen einer Schlussrechnung
Üblicherweise wird am Ende des Auftrags nach Abnahme durch den Kunden eine Schlussrechnung gestellt. Diese muss ebenfalls den Anforderungen einer Rechnung genügen. Hier werden die Teilleistungen noch einmal alle aufgeführt sowie die gezahlten Abschläge. Eventuell gibt es dann noch einen Restbetrag, der sich aus der Differenz der vereinbarten Gesamtsumme und der Summe der Abschläge ergibt. Mit der Schlussrechnung wird dieser Restbetrag dann in Rechnung gestellt.
Unter Umständen ist eine Schlussrechnung nicht unbedingt sinnvoll. Das ist beispielsweise der Fall, wenn eine sich wiederholende Dienstleistung abgerechnet wird. Eine Schlussrechnung ist vor allem dann angebracht, wenn es branchenüblich ist, vertraglich vereinbart wurde oder mit der Schlussrechnung ein Restbetrag eingefordert wird.
Vorteile von Abschlägen
Die Vereinbarung von Abschlägen und somit das Stellen von Abschlagsrechnung ist für beide Vertragsseiten durchaus sinnvoll. So erhält der Auftragnehmer bereits im Rahmen der Leistungserstellung Zahlungen und somit Liquidität. Der Auftraggeber muss so nicht am Ende eine große Zahlung leisten, sondern kann die Auszahlung über die Zeit verteilen. Auch das ist positiv für seine Liquidität. Es mindert somit auf beiden Seiten die Risiken und verteilt diese gleichmäßiger auf die Vertragspartner. So wird auch ein besseres Geschäftsverhältnis erreicht.
