Rechnungsvorlagen für Word

Sie möchten einfach und schnell eine korrekte professionelle Rechnung gratis mit Word erstellen?

Bei uns finde Sie kostenlose Rechnungsvorlagen für Word zum Download mit bereits vorhandenem Rechnungsmuster – Sie müssen einfach nur Ihre persönlichen Angaben und die Rechnungsposten in die Vorlage schreiben.

Ideal auch für Kleinunternehmer, Privatpersonen und Freiberufler, die zum ersten Mal eine Rechnung schreiben oder selten Rechnungen erstellen.

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Kostenlose Word-Vorlagen

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Rechnung mit Word schreiben

Eine korrekte Rechnung zu erstellen ist selbst für erfahrene Unternehmer nicht immer ganz einfach. Wer sich gerade erst selbständig gemacht hat, ist oft überrascht, wie viel Zeit für diese wichtige, aber eigentlich auch triviale Tätigkeit verloren geht. Knifflig wird die Sache insbesondere dann, wenn der Geschäftspartner kein Endverbraucher ist, der einen Konsumartikel erwirbt, sondern die Rechnung zwecks Vorlage beim Finanzamt benötigt wird.

Rechnung mit Word schreibenIn diesem Fall ist eine scheinbar endlos lange Reihe von Regeln zu beachten. Die zentrale Normvorschrift bildet § 14 Abs. 4 UStG. Diese Vorschrift gilt, zumindest grundsätzlich, auch dann, wenn das getätigte Geschäft nicht umsatzsteuerpflichtig ist oder die Rechnung von einem Nicht-Unternehmer ausgestellt wird, der Rechnungsempfänger diese aber fürs Finanzamt benötigt.

Wann immer eine Rechnung auch für steuerliche Zwecke gebraucht wird und der Rechnungsbetrag höher als 250 Euro, sieht der Fiskus eine beträchtliche Anzahl von Pflichtangaben vor. So muss die Rechnung neben dem vollständigen Namen und der Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger auch noch die Steuernummer, den Nettobetrag, die Umsatzsteuer sowie die zur Anwendung kommenden Mehrwertsteuersätze beinhalten.

Und das sind noch lange nicht alle Pflichtangaben. Da verliert man schnell den Überblick. Wer nicht mit einem professionellen Fakturierungsprogramm arbeiten möchte, kann sich das Leben aber trotzdem leichter machen und Fehler vermeiden, die Kunden schnell verärgern. Eine Möglichkeit besteht zum Beispiel darin, professionell erstellte Rechnungsvorlagen zu nutzen.

Unsere Rechnungsvorlagen im Wordformat eignen sich für Privatpersonen, Freiberufler und Unternehmen aller Rechtsformen. Die Vorlagen können Sie kostenlos in zwei Versionen, mit Umsatzsteuer oder ohne Umsatzsteuer, herunterladen. Kleinunternehmer oder Privatpersonen müssen dann die für Sie unnötigen Passagen nicht einmal mehr herauslöschen.

Rechnung online schreiben

Vorteile von Rechnungsvorlagen im Word-Format

So schreibt man in Word eine RechnungWord ist eines der bekanntesten und beliebtesten Formate überhaupt. Fast jeder kommt damit zurecht. Es gibt kaum einen Dienstrechner, auf dem Word nicht installiert ist. Und wem Microsoft-Produkte privat zu teuer sind, für den gibt es kostenlose Alternativen wie beispielsweise Open Office oder Libre Office. Diese Programme sind mit Word kompatibel und können Word-Dokumente öffnen, bearbeiten, abspeichern oder als PDF konvertieren, beherrschen also alle Funktionen, die Sie für die Rechnungserstellung benötigen. Word-Vorlagen eignen sich also für jeden, der über einen Computer und Basiskenntnisse in Textverarbeitung verfügt.

Selbstverständlich können Sie sich für Ihre Rechnungen auch selbst eine Textvorlage erstellen, dann beginnen Sie aber bei Null und laufen Gefahr, am Ende doch noch eine Pflichtangabe zu vergessen. Wenn Sie eine Vorlage herunterladen, die von Experten erstellt wurde, kann Ihnen das nicht passieren.

Darüber hinaus sparen Sie Zeit. Ihre eigenen Stammdaten müssen Sie zum Beispiel nur einmal eintragen. Auch wenn Sie Ihr eigenes Logo verwenden wollen, können Sie das unproblematisch integrieren.

Eine Profi-Vorlage zu individualisieren geht sehr viel schneller, als ein völlig neues Konzept zu erarbeiten und sich mühselig durch die Checklisten für die Pflichtangaben zu hakeln.

Darüber hinaus ist das Word-Format sehr flexibel. Wenn Sie sehr spezielle Rechnungen erstellen und dabei auf einen bestimmten Vertrag, eine bestimmte Vergütungsvereinbarung oder eine berufsrechtliche Gebührenordnung verweisen müssen, können Sie die Vorlage einfach durch einen entsprechenden Textbaustein ergänzen und dann künftig immer wieder verwenden.

Sie können sich problemlos für jeden Stammkunden eine spezifische Mustervolage erstellen und diese immer wieder aufgreifen.

Ein weiterer Vorteil des Arbeitens mit Word besteht darin, dass Sie nicht ständig online sein müssen. Wenn Sie die Muster-Vorlage einmal heruntergeladen haben, können Sie sich zum Bearbeiten auch in einen lauschigen Teil des Gartens setzen, in den das W-Lan nicht reicht. Wenn Sie als Selbständiger viel unterwegs sind, können Sie die Zeit im Flugzeug oder in der Bahn für die Fakturierung nutzen.

Word-Vorlagen eignen sich besonders für Privatpersonen, die nur ausnahmsweise einmal eine Rechnung schreiben müssen. Sie sind außerdem eine gute Alternative für Gewerbetreibende und Freiberufler mit überschaubarem Kundenstamm, die nur wenige Rechnungen pro Monat erstellen.

Nachteile von Rechnungsvorlagen im Word-Format

Trotz der vielen Vorteile, sind Rechnungsvorlagen im Word-Format nicht für jeden das richtige. Wenn Sie sehr viele Rechnungen erstellen und zudem auch Ihre Kunden noch ständig wechseln, wie das zum Beispiel bei vielen Händlern der Fall ist, dann ist die Rechnungserstellung mit Word einfach zu zeitraubend. Hinzu kommt, dass auch keine Verknüpfung mit einem Warenwirtschaftssystem möglich ist und Sie die offenen Posten zudem manuell überwachen müssen.

Für Unternehmer, die Ihren Betrieb gerade erst aufbauen oder Freiberufler, die stets nur einige wenige Projekte gleichzeitig betreuen, ist das sicherlich kein Problem. Sobald Sie aber einen großen Kundenstamm oder ein hohes Rechnungsaufkommen managen müssen, werden Sie um ein professionelles Buchführungssystem mit integrierter Fakturierungsfunktion wohl nicht herumkommen. Das Arbeiten mit Rechnungsvorlagen ist dann nur eine Übergangslösung.

Für all diejenigen, die nur wenige Rechnungen pro Monat erstellen wird Word aber nur dann zum Problem, wenn sie ihr Smartphone als Allzweckwaffe betrachten, mit dem so viel wie irgend möglich erledigt werden soll. Auch für diese Gruppe sind Word-Vorlagen nicht geeignet, da auf Smartphones die erforderliche Software in der Regel nicht zur Verfügung steht und das korrekte Formatieren ohne Maus und richtige Tastatur sehr schnell zur Folter werden kann. Das Arbeiten mit einem Tablet, das ebenfalls klein und leicht, aber bereits deutlich komfortabler ist, bietet sich dann als Kompromiss an.

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