XRechnung ist Pflicht bei Rechnungen an den Bund
Bei der elektronischen Rechnungsstellung an die Bundesverwaltung ist der Standard XRechnung verpflichtend zu verwenden. Er erfüllt die Anforderungen der EU-Norm EN 16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) sowie der jeweiligen Rechnungseingangsplattformen des Bundes.
Zusätzlich sind andere Formate zulässig, sofern sie den genannten Vorgaben entsprechen. Hierzu zählt unter anderem das ZUGFeRD-Format in der Version 2.2.0 im Profil XRECHNUNG als rein strukturierte XML-Datei.
Definition und Zuständigkeit
XRechnung ist der offizielle Standard für die elektronische Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern in Deutschland. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betreibt den Standard im Auftrag des IT-Planungsrats und koordiniert dessen Weiterentwicklung unter Beteiligung von Bund, Ländern und Kommunen.
Der Standard setzt die EU-Richtlinie 2014/55/EU in nationales Recht um. Ziel ist eine einheitliche elektronische Rechnungsverarbeitung ohne Medienbruch.
Funktion und technische Basis
Die elektronische Rechnung basiert auf einem strukturierten XML-Datenformat, das maschinell verarbeitet werden kann. Der Standard XRechnung ergänzt das semantische Datenmodell der EU-Norm um 21 nationale Geschäftsregeln, die spezifische Anforderungen des deutschen Rechtsrahmens berücksichtigen.
Ein Beispiel hierfür ist das Feld „Käuferreferenz“ (BT-10), das laut EU-Norm optional ist, in Deutschland jedoch verpflichtend ausgefüllt werden muss. Hier ist die sogenannte Leitweg-ID anzugeben.
CIUS und nationale Ausgestaltung
Die nationale Spezifikation XRechnung ist eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS) auf Grundlage der EU-Norm EN 16931. Jedes EU-Mitgliedsland kann eigene Vorgaben innerhalb des europäischen Rahmens definieren. In Deutschland stellt XRechnung diese nationale Umsetzung dar.
Der Standard wird regelmäßig überarbeitet. Änderungen treten jeweils sechs Monate nach Bekanntgabe in Kraft. Die aktuelle Dokumentation ist auf der Internetseite der KoSIT abrufbar.
Technische Umsetzungsmöglichkeiten
Unternehmen, die bereits mit einem Rechnungsausgangssystem oder einem Softwareanbieter arbeiten, sollten prüfen, ob diese Systeme den Standard XRechnung unterstützen. Bei Eigenentwicklungen empfiehlt sich eine Abstimmung mit der internen IT-Abteilung zur Umsetzung der Vorgaben.
Für Organisationen ohne eigenes System oder mit temporärem Bedarf stehen Web-Erfassungsmöglichkeiten über die Plattformen ZRE oder OZG-RE zur Verfügung. Eine Online-Rechnung kann dabei als einfaches Werkzeug zur Erstellung dienen.
Visualisierung des XML-Datensatzes
Da XRechnungen primär maschinenlesbar sind, ist für die menschliche Lesbarkeit eine Visualisierung erforderlich. Diese erfolgt in der Regel innerhalb des ERP-Systems. Alternativ kann eine Visualisierungskomponente der KoSIT verwendet werden, die über das GitHub-Verzeichnis der XRechnung öffentlich zugänglich ist.
Auch für Rechnungssteller ist eine Visualisierung wichtig, etwa zur internen Kontrolle oder Dokumentation. Die Visualisierung kann direkt im Ausgangssystem integriert oder über ein separates Werkzeug realisiert werden.
Rolle der KoSIT und des IT-Planungsrats
Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist zuständig für den Betrieb und die Pflege des Standards XRechnung sowie der zugehörigen Erweiterung. Der IT-Planungsrat, zuständig für die föderale IT-Kooperation, beschloss am 22. Juni 2017 den Einsatz von XRechnung als maßgeblichen Standard zur Umsetzung der EU-Richtlinie in Deutschland.
Damit stellt XRechnung die zentrale technische Grundlage für den strukturierten Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern dar. Eine kostenlose Rechnungsvorlage kann ergänzend bei der praktischen Umsetzung unterstützen.
