Rechnung für Barzahlung online erstellen

Kostenlose Rechnungsvorlage und Online-Editor mit dem Sie einfach und schnell eine korrekte Rechnung bei erhaltener Barzahlung schreiben. Das Rechnungsmuster enthält alle wichtigen Angaben (Pflichtangaben) und ein Beispiel für die Formulierung für den Erhalt der Zahlung in bar.

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Rechnung schreiben: Barzahlung

Nach wie vor werden viele Alltagsgeschäfte bar abgewickelt. Beim Brötchenkauf ist das auch kein Problem, bei größeren Anschaffungen oder bei Dienstleistungen, stellt sich dagegen die Frage, welche Anforderungen eine Rechnung über ein Bargeschäft erfüllen muss. Nachfolgend erläutern wir Ihnen kurz, was Sie über dieses Thema unbedingt wissen sollten.

Vor- und Nachteile von Bargeschäften

Bargeschäfte haben den großen Vorteil, dass sie schnell und unkompliziert abzuwickeln sind. Der Lieferant bzw. Dienstleister erhält sofort sein Geld. Er muss sich keine Gedanken um die Kreditwürdigkeit seines Kunden machen und keine Bonitätsauskünfte einholen, da ein späterer Leistungsausfall des Schuldners ausgeschlossen ist. Und auch für den Kunden hat die Barabwicklung einige Vorteile. Zum einen wird das Überweisen kleinerer Beträge oft als lästig empfunden, zum anderen ziehen es auch viele Kunden vor, nicht von einer Auskunftei durchleuchtet zu werden.

Diesen Vorteilen stehen aber auch einige Risiken gegenüber.

Auf Seite des Lieferanten bestehen die beiden größten Risiken darin, dass er entweder mit Falschgeld bezahlt wird oder gegen das Geldwäschegesetz verstößt. Beides sind jedoch überschaubare Risiken. Falschgeld ist in Deutschland wenig verbreitet und besondere Vorkehrungen gemäß dem Geldwäschegesetz haben Güterhändler, Handwerker und andere Dienstleister, die nicht dem Finanzdienstleistungssektor angehören, erst zu beachten, wenn das Bargeschäft eine Schwelle von 15.000 Euro übersteigt. Aussicht der Kundinnen und Kunden besteht das größte Risiko darin, dass Sie die Zahlung später nicht nachweisen können oder der Steuerabzug scheitert, weil das Finanzamt die fehlende oder unvollständige Rechnung moniert.

Welche Anforderungen muss eine Rechnung über ein Bargeschäft erfüllen?

Die Anforderungen an eine Rechnung sind von der Art und Weise, wie diese beglichen wird, völlig unabhängig. Die Mindestanforderungen an eine Rechnung, egal ob diese bar, mit Kreditkarte oder per Überweisung bezahlt wird, regelt § 14 Abs. 4 UStG. Diese Norm greift grundsätzlich auch dann, wenn keine Umsatzsteuer erhoben und abgeführt wird.

Zu den Mindestangaben zählen:

  • Name und Anschrift von Rechnungssteller und Rechnungsempfänger
  • Angaben zur gelieferten Ware oder erbrachten Leistung
  • ein Rechnungsdatum, ein Lieferdatum sowie eine fortlaufenden Rechnungsnummer
  • die Steuernummer des Rechnungsstellers
  • der Nettobetrag sowie der Mehrwertsteuersatz und die Mehrwertsteuer als Summe

Für Rechnungen bis 250 Euro gelten die Erleichterungsvorschriften nach § 33 UStDV. Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer erheben, müssen darauf in der Rechnung hinweisen.

Die einzige Besonderheit, die eine Rechnung über ein Bargeschäft oftmals aufweist, ist der Umstand, dass sie gleichzeitig als Quittung dient. Das ist sowohl steuer- als auch zivilrechtlich völlig unproblematisch. Sie können den Empfang des Rechnungsbetrags handschriftlich auf der Rechnung bestätigen, professioneller wirkt es jedoch, wenn das Rechnungsformular bereits über einen entsprechenden Abschnitt verfügt, der zudem mit einem Firmenstempel versehen ist. Der Mitarbeiter, der das Geld entgegen nimmt, muss dann nur noch unterzeichnen.

Wann ist bei Bargeschäften besondere Vorsicht geboten?

Besondere Vorsicht ist bei den sogenannten haushaltsnahen Dienstleistungen geboten. Wenn Sie hier die Rechnung eines Handwerkers oder eines anderen selbständigen Dienstleisters bar bezahlen, müssen Sie damit rechnen, dass das Finanzamt den Steuerabzug verweigert. Das gilt auch dann, wenn Sie eine vollständige und korrekte Rechnung vorlegen können. Ursächlich dafür ist, dass § 35a EStG nach Auffassung der Finanzverwaltung eine unbare Begleichung solcher Rechnungen zwingend vorschreibt.

Was muss bei der innergemeinschaftlichen Lieferung mit Barzahlung?

Gerade in Grenzgebieten kann es durchaus vorkommen, dass der ausländische Geschäftspartner die Ware selbst abholt und bar bezahlt. Auf die Rechnungsstellung hat das keinen Einfluss. Die Rechnung muss auch bei Barzahlung allen oben aufgeführten Anforderungen genügen. Auf der Rechnung darf der Empfang des Kaufpreises in bar quittiert werden. In diesem Fall sollte aber unbedingt noch einmal angegeben werden, wann die Barzahlung erfolgt ist. Zum Beispiel durch den Zusatz „am heutigen Tag“ oder durch die Wiederholung des Datums.

Darüber hinaus müssen die Voraussetzungen für das Vorliegen einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung auch bei Barzahlung buch- und belegmäßig dokumentiert werden. Es muss also vom Käufer eine Gelangensbestätigung verlangt werden und darüber hinaus die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der Gewerbezweig des Käufers in der Buchhaltung erfasst werden. Bezüglich der Gelangensbestätigung reicht es in diesem Fall, wenn der Käufer erklärt, dass er beabsichtigt, die Ware unverzüglich in einen anderen Mitgliedsstaat der Europäischen Union zu verschaffen. Wer regelmäßig solche Geschäfte tätigt, arbeitet am besten mit Formularen, die er sich vom Kunden ausfüllen und unterschreiben lässt.

Kunde zahlt in barBei Geschäften bis 500 Euro gelten selbstverständlich auch bei Barzahlung die oben schon erläuterten Erleichterungsvorschriften. Damit der Nachweis, dass der Kaufpreis auch tatsächlich vereinnahmt wurde, gelingt, sollte der Kunde die Quittung gegenzeichnen.

Sowohl beim Barkauf, als auch bei Bankzahlung trägt der Verkäufer das Risiko, dass das Finanzamt das Vorliegen einer umsatzsteuerfreien innergemeinschaftlichen Lieferung nicht anerkennt. In diesem Fall muss der deutsche Verkäufer die Umsatzsteuer aus der eigenen Tasche zahlen.

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