Rechnung mit Umsatzsteuer schreiben

Sie sind umsatzsteuerpflichtig und möchte eine Rechnung mit Umsatzsteuerausweis schreiben? Besonders bei Rechnungen mit Mehrwertsteuer sollten einige Punkte beachtet werden, damit der Kunde kein Problem beim Vorsteuerabzug bekommt.

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Wer muss Umsatzsteuer in Rechnungen ausweisen?

Eine korrekte Rechnung zu erstellen ist selbst für erfahrene Unternehmerinnen und Unternehmer manchmal eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Das liegt vor allem daran, dass das deutsche Umsatzsteuerrecht äußerst komplex ist und nicht nur eine Vielzahl unterschiedlicher Steuersätze, sondern auch zahlreiche Ausnahmetatbestände kennt.

Ob auf einer Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen werden muss, hängt von einer ganzen Reihe von Faktoren ab. Einige dieser Faktoren knüpfen am Umfang der Geschäftstätigkeit an, andere wiederum stellen auf die Art der Geschäfte ab, die getätigt werden. Um umsatzsteuerpflichtig zu sein, müssen Sie sich zunächst als Unternehmer im Sinne des § 2 UStG qualifizieren.

Unternehmer ist demnach, wer eine gewerbliche oder berufliche Tätigkeit selbständig ausübt. Gewerblich oder beruflich ist jede nachhaltige Tätigkeit zur Erzielung von Einnahmen, auch wenn die Absicht, Gewinn zu erzielen, fehlt.

Rechnung mit UmsatzsteuerWenn Sie also Ihr Privatfahrzeug verkaufen, um sich ein neues anzuschaffen oder nach einem Umzug überzählige Möbel und ausgemusterte Kleidungsstücke verkaufen, macht Sie das nicht zum Unternehmer, da diese Aktivitäten einmalig und damit nicht nachhaltig sind. Dagegen kann die Unternehmereigenschaft auch dann vorliegen, wenn wie zum Beispiel bei einem gemeinnützigen Verein, gar keine Gewinnerzielungsabsicht besteht.

Aber auch dann, wenn Sie Unternehmer sind, müssen Sie die Umsatzsteuer nicht immer auf der Rechnung ausweisen. Das ist zum Beispiel dann der Fall, wenn Sie von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG profitieren. Darüber hinaus kann die Pflicht, Umsatzsteuer zu berechnen und an das Finanzamt abzuführen auch noch aufgrund der Art des Rechtsgeschäfts entfallen. Ein wichtiges Beispiel hierfür ist die sogenannte innergemeinschaftliche Lieferung nach §§ 4 Nr. 1 Buchstabe b und 6a UStG. Wenn Sie Waren in einen anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union liefern und Ihr Vertragspartner seine Unternehmereigenschaft durch eine gültige Umsatzsteueridentifikationsnummer nachweist, dann brauchen Sie keine Umsatzsteuer in Rechnung zu stellen.

Darüber hinaus gibt es eine Reihe von Transaktionen, die grundsätzlich nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Dazu zählen zum Beispiel die Vermietung von Wohnraum oder die Vermögensverwaltung. Vereine können Spenden, Zuschüsse und Mitgliedsbeiträge umsatzsteuerfrei vereinnahmen. Nicht aber Erträge aus Vereinsfesten oder ähnlichen Veranstaltungen, es sei denn, dass die Kleinunternehmerregelung greift.

Was sind die Pflichtangaben für Rechnungen mit Umsatzsteuer?

Welche Angaben Sie auf einer Rechnung mindestens deklarieren müssen, bestimmt § 14 Abs. 4 UStG. Diese Vorschrift greift dem Grunde nach auch dann, wenn die getätigte Transaktion nicht umsatzsteuerpflichtig ist oder die Rechnung von einem Nicht-Unternehmer ausgestellt wird.

Die Rechnung muss demnach den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers enthalten. Sie als leistender Unternehmer müssen außerdem Ihre vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die Ihnen vom Bundeszentralamt für Steuern zugeteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Beide Nummern müssen Sie nicht aufführen.

Des Weiteren muss die Rechnung datiert und eindeutig identifizier bar sein. Letzteres hat durch eine fortlaufende Rechnungsnummer, die nur einmalig vergeben wird, zu erfolgen. Ebenfalls nicht fehlen dürfen Angaben über die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistungen sowie der Lieferzeitpunkt. Das Entgelt muss nach den anwendbaren Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselt sein, wobei der Nettobetrag und die jeweils anfallende Umsatzsteuer pro Lieferung oder Leistung aufzuführen sind.

Im Fall einer Umsatzsteuerbefreiung muss die Rechnung einen Hinweis darauf enthalten, dass für eine oder alle aufgeführten Lieferung oder sonstigen Leistungen eine Steuerbefreiung gilt. Falls die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten ausgestellt wird, muss sie als „Gutschrift” bezeichnet werden oder zumindest einen Hinweis darauf enthalten, dass es sich um eine Gutschrift handelt.

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