Rechnung für Beratung und Coaching online schreiben

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Wie schreibe ich eine Rechnung für eine Beratungs-/Coachingsleistung?

Wenn Sie als Berater oder Coach für Auftraggeber mit Unternehmerstatus tätig sind, werden diese von Ihnen eine finanzamtstaugliche Rechnung erwarten. Das gleiche gilt für private Auftraggeber, die Ihre Leistung als Werbungskosten von der Steuer absetzten möchten. Dabei müssen Sie eine Reihe von Pflichtangaben machen, die auf keiner professionellen Rechnung fehlen dürfen.

Was müssen Sie grundsätzlich beachten?

Als Berater/Coach erbringen Sie in aller Regel eine Leistung höherer Art und sind deshalb, sofern Sie selbständig arbeiten, freiberuflich tätig. Die Differenzierung zwischen einem Gewerbe und einer freiberuflichen Tätigkeit entscheidet darüber, ob Sie einen Gewerbebetrieb anmelden müssen, dem Gewerbesteuergesetz unterliegen und der Industrie- und Handelskammer angehören. Freiberufler treffen alle diese Pflichten nicht. Auf die steuerlichen Vorschriften zur Rechnungserstellung hat ihr Status aber keinen Einfluss, hier gelten für alle Selbständigen die gleichen Regelungen. Sofern Sie die Voraussetzungen des § 19 UStG erfüllen und Ihr Jahresumsatz 17.500 Euro nicht übersteigt, können Sie von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen und auf die Erhebung und Abfuhr von Mehrwertsteuer verzichten.

Welche Angaben dürfen auf Ihrer Rechnung nicht fehlen?

Ein Berater spricht mit seinen KlientenWelche Angaben auf einer finanzamtstauglichen Rechnung nicht fehlen dürfen, regelt § 14 Abs. 4 UStG, der dem Grunde nach auch dann greift, wenn eine Transaktion gar nicht umsatzsteuerpflichtig ist. Die Norm muss also, bis auf die Angaben zur Mehrwertsteuer, auch von Kleinunternehmern beachtet werden. Folgende Angaben sind auf einer professionellen Rechnung unverzichtbar:

  • Ihr Name bzw. Ihre Firma,
  • Ihre vollständige Adresse bzw. die Anschrift Ihres Betriebs,
  • Ihre Steuer- oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (falls Rechnung > 250 Euro),
  • eine fortlaufend vergebene Rechnungsnummer (falls Rechnung > 250 Euro),
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers (falls Rechnung > 250 Euro),
  • Rechnungsdatum sowie das Datum der Leistungserbringung, sofern dieses abweicht,
  • eine knappe Beschreibung der erbrachten Leistung,
  • Nettobetrag, der in Rechnung gestellt wird,
  • Mehrwertsteuersatz in Prozent und Mehrwertsteuerbetrag in Euro sowie der
    Brutto-Gesamtbetrag der Rechnung (nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber hilfreich).

Für Rechnungen bis zu einer Höhe von insgesamt 250 Euro gelten Erleichterungsvorschriften gemäß § 33 UStDV. Sofern Sie als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer abführen, müssen Sie darauf in Ihrer Rechnung explizit hinweisen. Es genügt nicht, die Angaben zur Mehrwertsteuer einfach wegzulassen.

Welche Besonderheiten gibt es für Ihre Branche zu beachten?

Viele moderne Unternehmen finanzieren ihren Managerinnen und Managern einen Coach. Es gibt aber immer noch Fach- und Führungskräfte, die diese Dienstleistung lieber diskret in Anspruch nehmen und aus der eigenen Tasche bezahlen. Dann möchten sie die Rechnung natürlich gerne als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Damit dies gelingt, muss sich der Bezug zur beruflichen Tätigkeit aus der Rechnung ergeben.

Sie sollten deshalb keinesfalls lapidar Beratungsleistungen in Rechnung stellen, sondern die erbrachten Dienste so genau wie möglich benennen. Wenn Sie Führungskompetenzen vermitteln oder Rhetorikkurse geben, sollte dies auch aus der Rechnung hervorgehen.

Darüber hinaus sollte die Anzahl der Stunden und der berechnete Stundensatz deklariert werden. Wurde ein Pauschalhonorar vereinbart, sollte dies aus der Rechnung erkennbar sein. Sofern Sie einen schriftlichen Vertrag geschlossen haben, der die Leistung näher beschreibt, können Sie auf diesen verweisen.

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