Rechnung für Beratung schreiben: Generator & kostenlose Vorlage
Du willst schnell eine Rechnung für Beratung oder Coaching schreiben? Hier erstellst du deine Beratungsrechnung online als PDF oder lädst kostenlose Word‑ und Excel‑Vorlagen. Dazu bekommst du Pflichtangaben, Mustertexte, Tipps zu Umsatzsteuer/Kleinunternehmer und alles Wichtige zur elektronischen Rechnung (E‑Rechnung) im B2B.
Beratung ist oft individuell – deshalb scheitern Rechnungen selten an der Summe, sondern an Details. Leistungszeitraum, klare Positionsbeschreibung und der richtige USt‑Hinweis entscheiden, ob die Buchhaltung sofort freigibt oder nachfragt. Wenn du diese Basics sauber setzt, wirst du meist schneller bezahlt und hast später weniger Korrekturen.
Egal ob du als Coach, Freelancer oder Unternehmensberater arbeitest: Du kannst mit dem Generator sofort starten und danach deinen Aufbau gegenchecken. Praktisch sind auch die Grundlagen zu Rechnung schreiben und der schnelle Check Ist die Rechnung korrekt?. Für ähnliche Leistungen hilft außerdem Rechnung für Dienstleistung.
Inhaltsverzeichnis
- Kurz‑Check: Was muss auf die Beratungsrechnung?
- Rechnung für Beratung online erstellen (Generator)
- Vorlagen (Word & Excel) kostenlos downloaden
- Aufbau & Pflichtangaben: Was muss rein?
- Leistungsbeschreibung: Beratung richtig formulieren
- Muster: Beispiel‑Rechnung & Formulierungen
- Honorar: Stundensatz, Tagessatz & Pauschale
- Umsatzsteuer, Kleinunternehmer & ohne MwSt.
- Elektronische Rechnung (E‑Rechnung): X‑Rechnung & ZUGFeRD
- Sonderfälle: BAFA Vor‑Ort‑Beratung & öffentliche Auftraggeber
- Zahlung, Mahnung, Factoring & Korrektur
- FAQ
Kurz‑Check: Was muss auf die Beratungsrechnung?
Wenn du direkt loslegen willst: Mit dieser Liste bist du in den meisten Fällen auf der sicheren Seite – auch wenn dein Kunde eine strenge Buchhaltung hat. Bei Beträgen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Regeln, trotzdem ist ein „voller“ Aufbau oft die stressfreiere Lösung.
- Name & Anschrift von dir und deinem Kunden
- Rechnungsdatum + fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder USt‑IdNr. (bei Kleinbetragsrechnung nicht zwingend)
- Leistungsbeschreibung (Beratung/Coaching) + Umfang (z. B. Stunden, Sessions, Paket)
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag, Umsatzsteuer (falls zutreffend) und Gesamtbetrag
- Zahlungsziel + Bankverbindung
Rechnung für Beratung online erstellen (Generator)
Du möchtest eine Beratung Rechnung schnell als PDF erstellen, ohne Layout‑Stress? Dann ist der Generator ideal. Er nimmt dir Rechenarbeit ab, sorgt für ein sauberes Format und hilft dir dabei, keine Pflichtangaben zu vergessen.
Rechnung für Beratung erstellen: Welche Angaben brauchst du im Generator?
Am schnellsten geht’s, wenn du Empfängerdaten, Leistungszeitraum und dein Honorar‑Modell (Stunden/Paket/Pauschale) vorab kurz notierst.
Trage zuerst deine Absenderdaten ein (Name/Firma, Anschrift, Kontakt) und danach den Kunden. Vergib anschließend eine fortlaufende Rechnungsnummer – so findest du die Rechnung später sofort wieder, auch wenn du nachfassen musst.
Bei Beratung ist die Position entscheidend: Benenne Thema/Projekt, Zeitraum und Abrechnungseinheit. Danach prüfst du Umsatzsteuer oder Hinweistext (z. B. Kleinunternehmer) und setzt ein klares Zahlungsziel.
Welches Programm zum Rechnung schreiben? Für Beratung reicht oft der Browser
Für einzelne Beratungsrechnungen brauchst du meist keine Extra‑Software – ein Online‑Editor spart Formatierung und reduziert Rechenfehler.
Wenn du sehr viele Rechnungen schreibst oder dein Kunde strukturierte E‑Rechnungen erwartet, kann sich Buchhaltungssoftware lohnen. Für den Start ist der Generator aber oft die schnellste und sauberste Lösung.
Wenn du generell online fakturierst, findest du hier den Überblick: Rechnung online schreiben.
Vorlagen (Word & Excel) kostenlos downloaden
Du willst lieber offline arbeiten, eine Vorlage speichern oder Rechnungen immer ähnlich aufbauen? Dann nutze die Word‑ oder Excel‑Vorlage. Word ist praktisch für textlastige Projekte, Excel rechnet Summen sauber durch – besonders bei Stundenlisten und mehreren Positionen.
Weitere Formate findest du unter Rechnungsvorlagen Word und Rechnungsvorlagen Excel. Wenn du regelmäßig abrechnest, lohnt sich außerdem eine kleine Standard‑Positionenliste (z. B. Vorbereitung, Session, Nachbereitung), damit jede Rechnung gleich „sauber“ aussieht.
Aufbau & Pflichtangaben: Was muss rein?
Damit eine Rechnung für Beratung ohne Rückfrage durchläuft, muss sie dich und deinen Kunden eindeutig identifizieren und die Leistung nachvollziehbar beschreiben. Je klarer du Umfang und Zeitraum machst, desto weniger Diskussion gibt es später.
Rechtlich hängen die Pflichtangaben u. a. von der 250‑€‑Grenze (Kleinbetragsrechnung) und deinem Umsatzsteuer‑Status ab. Als sichere Orientierung eignen sich § 14 UStG und § 33 UStDV.
Pflichtangaben: Was muss auf eine Rechnung für Beratung (über 250 €)?
Ab 250 € brutto solltest du immer den „vollen“ Rechnungssatz nutzen: Absender/Empfänger, Datum, fortlaufende Nummer, Steuer‑ID sowie Leistungszeitpunkt und Entgelt mit Umsatzsteuer (oder Steuerhinweis).
In der Praxis ist das der Standard, weil Firmenkunden genau so buchen. Die gesetzliche Basis für Pflichtangaben findest du in § 14 UStG.
- Vollständiger Name und Anschrift von dir und deinem Kunden
- Ausstellungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
- Steuernummer oder USt‑IdNr. (von dir)
- Art und Umfang der Leistung (Beratung/Coaching) + Umfang
- Leistungsdatum oder Leistungszeitraum
- Nettobetrag, Umsatzsteuer (Satz + Betrag) und Bruttosumme oder Hinweis auf Steuerbefreiung
Kleinbetragsrechnung bis 250 €: Welche Angaben reichen bei Beratung?
Liegt der Gesamtbetrag bei maximal 250 € brutto, darf die Rechnung kürzer sein – trotzdem müssen Datum, Leistung, Gesamtbetrag und Steuersatz (oder Steuerbefreiung) erkennbar bleiben.
Die Regel steht in § 33 UStDV. In der Praxis ist es oft trotzdem sinnvoll, auch kleine Rechnungen vollständig zu schreiben – besonders, wenn dein Kunde Unternehmer ist und die Vorsteuer ziehen möchte.
Rechnungsnummer & Leistungszeitraum: die zwei häufigsten Stolperfallen
Wenn Rechnungsnummern nicht fortlaufend sind oder der Leistungszeitraum fehlt, gibt es überdurchschnittlich oft Rückfragen – vor allem in Firmenbuchhaltungen.
Nutze ein einfaches System wie „2026‑001, 2026‑002…“ und bleib dabei. Beim Leistungszeitraum reicht ein Datum („Leistungsdatum: 08.01.2026“) oder ein Zeitraum („01.01.–31.01.2026“). Bei Beratungsprojekten über Monatsgrenzen ist der Zeitraum fast immer die bessere Wahl.
Leistungsbeschreibung: Beratung richtig formulieren
Bei Beratung zählt nicht nur „was“ du abrechnest, sondern auch „wie“ du es beschreibst. Eine gute Leistungsbeschreibung schützt dich, weil sie später nachvollziehbar ist – und sie hilft deinem Kunden, die Rechnung intern schnell freigeben zu lassen.
Leistungsbeschreibung Rechnung Beratung: Was gehört in die Positionszeile?
Eine gute Positionszeile nennt Thema/Projekt, Zeitraum, Umfang und Abrechnungseinheit – dann ist die Beratungsleistung prüfbar und der Betrag nachvollziehbar.
Statt nur „Beratung“ schreibe besser: „Beratung Projekt ‚XYZ‘ (01.–31.01.2026), 6 Std. à 120 €“. Bei Pauschalen ergänze kurz, was enthalten ist (z. B. „inkl. Vorbereitung & Nachbereitung“), damit der Paketpreis nicht „willkürlich“ wirkt.
Systemische Beratung Rechnung: Sitzungen & Pakete sauber abrechnen
Bei systemischer Beratung reicht eine sachliche Beschreibung mit Sitzungsanzahl, Dauer und Zeitraum – intime Inhalte gehören nicht in die Rechnung.
Beispiel: „Systemische Beratung (3 Sitzungen à 90 Min.) im Zeitraum 05.–19.02.2026, Pauschale …“. Wenn du Vor‑/Nachbereitung kalkulierst, kannst du das transparent ergänzen („inkl. Vor-/Nachbereitung“), ohne Details zu nennen.
Beratung auch telefonisch: Rechnung schreiben und trotzdem eindeutig bleiben
Wenn du Beratung auch telefonisch oder per Video anbietest, ändert sich am Rechnungsaufbau nichts – wichtig ist nur, Kanal und Zeit sauber zu nennen.
Formuliere z. B.: „Telefonische Beratung / Videocall, 2 Std. à …, am …“. Das wirkt professionell, ist prüfbar und spart Rückfragen, weil der Kunde sofort erkennt, wofür der Betrag steht.
Rechnung psychologische Beratung: datensparsam formulieren
Bei psychologischer Beratung ist eine neutrale Leistungsbeschreibung besonders wichtig: Umfang, Zeitraum und Einheit ja – persönliche Inhalte nein.
Schreibe z. B. „Beratung/Coaching (2 Sitzungen à 60 Min.)“ statt Diagnosen oder sensible Themen zu nennen. Auch aus Datenschutz‑Sicht ist das der sichere Weg, weil die Rechnung oft durch mehrere Hände geht.
Muster: Beispiel‑Rechnung & Formulierungen
Ein gutes Muster hilft, weil du es nur noch anpassen musst. Nutze die Beispiele als Grundlage – egal, ob du im Generator arbeitest oder in Word/Excel. Achte dabei auf korrekte Daten, Beträge und deinen Umsatzsteuer‑Status.
Rechnung Beratung Muster: Beispiel mit Stundensatz (19 % MwSt.)
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, weist du Netto, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt aus – so kann dein Kunde korrekt buchen.
Rechnung Nr.: 2026‑001
Rechnungsdatum: TT.MM.JJJJ
Leistungszeitraum: TT.MM.–TT.MM.JJJJ
Position: Beratung „Projekt Muster“ (6 Std. à 120,00 €)
Nettobetrag: 720,00 €
Umsatzsteuer (19 %): 136,80 €
Gesamtbetrag: 856,80 €
Rechnung für Beratung Muster: Beispiel als Kleinunternehmer (ohne MwSt.)
Als Kleinunternehmer schreibst du die Rechnung für Beratung ohne Umsatzsteuer – entscheidend ist ein klarer Hinweistext, warum Netto = Brutto ist.
Rechnung Nr.: 2026‑002
Rechnungsdatum: TT.MM.JJJJ
Leistungsdatum: TT.MM.JJJJ
Position: Beratung/Coaching „Thema …“, Pauschale
Gesamtbetrag: 450,00 €
Hinweis: Keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.
Rechnung schreiben Formulierung: freundliche Mustertexte für Beratung
Ein kurzer, freundlicher Satz zum Leistungsbezug plus ein konkretes Zahlungsziel wirkt am professionellsten – und wird in der Buchhaltung sofort verstanden.
Mustertext oben: „Vielen Dank für deinen Auftrag. Wir berechnen die Beratungsleistung gemäß Vereinbarung im Zeitraum [Datum].“
Mustertext Zahlungsziel: „Bitte überweise den Rechnungsbetrag bis zum [Datum] unter Angabe der Rechnungsnummer. Vielen Dank.“
Honorar: Stundensatz, Tagessatz & Pauschale
In der Beratung sind verschiedene Abrechnungsmodelle üblich. Wichtig ist, dass dein Kunde sofort erkennt, wie die Summe entsteht. Je transparenter du rechnest, desto seltener musst du später erklären oder korrigieren.
Stundensatz abrechnen: Beratung transparent dokumentieren
Stundensatz funktioniert am besten, wenn du Stundenanzahl, Zeitraum und Thema nennst – das ist nachvollziehbar und prüfsicher.
Formuliere z. B. „Beratung Projekt X, 8 Std. im Zeitraum … à … €“. Wenn du Vor‑ und Nachbereitung abrechnest, kannst du sie als Teil der Stunden erwähnen oder als eigene Position aufführen – Hauptsache, du bleibst konsistent.
Tagessatz oder Pauschale: so bleibt die Rechnung verständlich
Bei Tagessatz oder Pauschale hilft ein kurzer Zusatz, was enthalten ist – dann wirkt der Preis nachvollziehbar statt „pi mal Daumen“.
Beispiele: „Workshop‑Tag Beratung (inkl. Vorbereitung), Tagessatz …“ oder „Beratungspaket (3 Sessions + 1 Follow‑up), Pauschale …“. Bei Festpreisen kannst du außerdem auf Angebot/Vertrag verweisen („gemäß Angebot vom …“).
Abschläge & Teilrechnungen: sinnvoll bei längeren Beratungsprojekten
Wenn ein Projekt mehrere Monate läuft, sind Abschlagsrechnungen oft fairer und planbarer – für dich und für deinen Kunden.
Du vermeidest hohe Einmalbeträge und sicherst dir laufende Liquidität. Wenn du das nutzen willst, schau dir die Grundlagen an: Was ist eine Abschlagsrechnung?
Umsatzsteuer, Kleinunternehmer & Rechnung ohne MwSt.
Ob du Umsatzsteuer ausweisen musst, hängt nicht vom Wort „Beratung“ ab, sondern von deinem umsatzsteuerlichen Status. Deshalb lohnt sich die klare Unterscheidung: Regelbesteuerung (meist 19 %) vs. Kleinunternehmer (§ 19 UStG) vs. Sonderfälle mit Steuerbefreiung.
Rechnung mit Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) für Beratung: so weist du sie aus
Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, müssen Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag sauber getrennt auf die Rechnung – sonst kann dein Kunde die Vorsteuer nicht korrekt ziehen.
In der Praxis heißt das: Positionen netto erfassen, Umsatzsteuer berechnen und am Ende die Bruttosumme ausweisen. Beispiele findest du auch hier: Rechnung mit Umsatzsteuer.
Rechnung ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmer‑Hinweis richtig setzen
Als Kleinunternehmer darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen – dafür gehört ein klarer Hinweis auf jede Rechnung.
Eine gängige Formulierung ist: „Keine Umsatzsteuer ausgewiesen, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“ Weitere Hinweise und Beispiele findest du unter Rechnung ohne Umsatzsteuer.
Kann ich eine Rechnung schreiben ohne Gewerbe oder Steuernummer?
Einzelne Rechnungen sind manchmal auch ohne Gewerbe möglich – für regelmäßige Beratung solltest du aber früh klären, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist und eine Steuernummer brauchst.
Gerade bei B2B ist eine Steuernummer oder USt‑IdNr. fast immer Standard, damit die Rechnung ohne Rückfrage gebucht wird. Wenn du neu startest, lies dazu auch: Rechnung als Freiberufler und Rechnung als Freelancer.
Elektronische Rechnung (E‑Rechnung): X‑Rechnung & ZUGFeRD
Seit dem 01.01.2025 ist die E‑Rechnung im B2B das große Thema – auch in der Beratung, weil viele Kunden ihre Prozesse standardisieren. Wichtig ist dabei ein Missverständnis: „PDF per Mail“ ist zwar digital, aber nicht automatisch eine E‑Rechnung im steuerlichen Sinn.
Elektronische Rechnung Beratung: Was ist eine E‑Rechnung (und was nicht)?
Eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format – z. B. X‑Rechnung oder ZUGFeRD – damit sie elektronisch verarbeitet werden kann.
Ein normales PDF ist für Menschen lesbar, aber die Daten sind nicht standardisiert. Die offizielle Einordnung und viele Praxisbeispiele findest du in den BMF‑FAQ zur E‑Rechnung.
E‑Rechnung Beratung seit 2025: Empfangspflicht & Übergangsfristen (Stand BMF‑FAQ)
Seit dem 01.01.2025 müssen inländische Unternehmen E‑Rechnungen empfangen können; beim Ausstellen darfst du bis 31.12.2026 noch Papierrechnungen nutzen – PDFs nur mit Zustimmung des Empfängers.
Wenn dein Vorjahresumsatz als Rechnungsaussteller höchstens 800.000 € beträgt, verlängert sich diese Übergangsfrist bis zum Ablauf des Jahres 2027. Kleinunternehmer sind von der Ausstellung ausgenommen, müssen E‑Rechnungen aber empfangen können.
Wenn du eine X‑Rechnung bekommst und sie nur „lesbar“ machen willst, hilft der kostenlose Viewer: E‑Rechnung bei ELSTER visualisieren.
X‑Rechnung Beratung vs. ZUGFeRD: Was ist der Unterschied?
X‑Rechnung ist ein reines, strukturiertes Datenformat (oft XML) und wird häufig von öffentlichen Auftraggebern verlangt; ZUGFeRD kombiniert meist ein PDF mit eingebetteten strukturierten Daten.
Für viele Beratungen im Mittelstand ist ZUGFeRD praktisch, weil Menschen das PDF lesen können und Systeme trotzdem Daten ziehen. Wenn dein Kunde ausdrücklich „X‑Rechnung“ fordert, brauchst du dieses Format – vor allem im öffentlichen Bereich.
SAP E‑Rechnung Beratung, DATEV oder Quadient: Was brauchst du wirklich?
Wenn dein Kunde in SAP bucht oder ein Tool wie DATEV/Quadient nutzt, heißt das nicht automatisch, dass du selbst ein großes System brauchst – entscheidend ist nur, ob du das gewünschte Format liefern kannst.
Viele Berater nutzen dafür Buchhaltungssoftware oder einen E‑Rechnungsdienst. Wenn du nur gelegentlich E‑Rechnungen erstellen musst, kläre vorher kurz: „Welches Format braucht ihr – X‑Rechnung oder ZUGFeRD?“ Dann wird deine Rechnung nicht wegen Formalien abgelehnt.
Sonderfälle: BAFA Vor‑Ort‑Beratung & öffentliche Auftraggeber
Manche Beratungen haben zusätzliche Vorgaben – nicht wegen der Rechnung selbst, sondern wegen Förderstellen oder öffentlicher Prozesse. Deshalb lohnt es sich, bei diesen Fällen einmal genauer hinzuschauen, bevor du ein Standard‑Muster kopierst.
BAFA Vor Ort-Beratung Rechnung: was solltest du bereithalten?
Bei „BAFA Vor Ort‑Beratung Rechnung“ (oder „Rechnung BAFA Vor Ort Beratung“) ist neben der Rechnung oft auch ein sauberer Zahlungsnachweis und eine korrekte Dokumentation für den Verwendungsnachweis entscheidend.
Welche Unterlagen und Schritte im Portal nötig sind, erklärt BAFA in der Anleitung zum Einreichen des Verwendungsnachweises und auf der Programmseite zur Energieberatung für Wohngebäude.
Für die Rechnung selbst gilt: Je klarer Leistung, Zeitraum und Zahlung sind, desto weniger Rückfragen gibt es später. Wenn du unsicher bist, orientiere dich an den allgemeinen Pflichtangaben und ergänze nur das, was die Förderstelle ausdrücklich verlangt.
Rechnung für öffentliche Auftraggeber: warum X‑Rechnung oft Pflicht ist
Wenn dein Kunde eine Behörde oder ein öffentlicher Auftraggeber ist, wird häufig eine X‑Rechnung verlangt – und manchmal auch Zusatzangaben wie Leitweg‑ID oder Bestellnummer.
Frag diese Infos am besten vor dem Versand ab. So vermeidest du Ablehnungen, die nichts mit deiner Leistung zu tun haben, sondern nur mit dem Format.
Zahlung, Mahnung, Factoring & Korrektur
Auch eine perfekte Rechnung bringt dir wenig, wenn sie ohne Zahlungsziel rausgeht oder beim Kunden „liegen bleibt“. Mit ein paar Standards sorgst du dafür, dass Rechnungen schneller bezahlt werden – und dass du im Fall der Fälle sauber nachfassen kannst.
Zahlungsziel & Skonto: so formulierst du es klar
Ein konkretes Zahlungsziel („zahlbar bis …“) plus Bankdaten ist der einfachste Hebel gegen offene Rechnungen.
Typische Formulierungen sind „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“ oder „Zahlbar bis zum 15.03.2026“. Wenn du Skonto gibst, nenne klar Frist und Prozentsatz, damit es später keine Diskussion gibt.
Wenn der Kunde nicht zahlt: Zahlungserinnerung, Mahnung, nächste Schritte
Der pragmatische Ablauf ist: erst freundlich erinnern, dann mahnen – jeweils mit klarer Frist und Bezug zur Rechnungsnummer.
Vorlagen findest du bei Zahlungserinnerung und Mahnung. Wenn dein Kunde nur teilweise zahlen kann, ist eine Ratenzahlungsvereinbarung oft schneller als ein harter Streit.
Rechnung korrigieren: Stunden, Rabatt oder Storno sauber lösen
Wenn du eine Beratungsrechnung ändern musst, korrigiere sie nachvollziehbar – nicht einfach überschreiben, sondern sauber berichtigen.
So kann dein Kunde korrekt buchen und du vermeidest Chaos in deiner Ablage. Eine Schritt‑für‑Schritt‑Anleitung findest du hier: Korrektur falscher Rechnungen.
Rechnung verkaufen Beratung: lohnt sich Factoring?
Factoring („Rechnung verkaufen“) kann Liquidität bringen, wenn du lange Zahlungsziele hast – bei typischen Beratungsrechnungen lohnt es sich aber meist erst ab höheren Summen oder bei vielen Rechnungen.
Für einzelne Rechnungen ist es oft günstiger, erst sauber zu mahnen und deine Prozesse zu verbessern. Wenn du regelmäßig große B2B‑Projekte abrechnest, kann Factoring trotzdem ein sinnvoller Baustein sein.
FAQ
Hier sind die häufigsten Fragen rund um die Rechnung für Beratung – kurz beantwortet, damit du direkt weitermachen kannst.
Kann ich als Privatperson ohne Gewerbe eine Rechnung für Beratung schreiben?
Ja, das kann in Einzelfällen funktionieren – entscheidend ist, ob es eine gelegentliche Tätigkeit ist oder ob du dauerhaft wie ein Unternehmen auftrittst.
Achte trotzdem auf einen sauberen Aufbau (Name, Anschrift, Datum, Leistung, Betrag, Zahlungsweg) und dokumentiere die Einnahmen. Wenn es regelmäßig wird, kläre früh, ob du freiberuflich oder gewerblich tätig bist.
Wenn du genau dazu suchst, lies auch: Rechnung privat schreiben.
Kann ich mir selber eine Rechnung schreiben?
Eine Rechnung an dich selbst ist in der Regel nicht sinnvoll – du kannst dir aber Belege für Auslagen oder interne Abrechnungen erstellen, je nach Fall.
Wenn du z. B. zwischen zwei eigenen Bereichen abrechnest (privat/geschäftlich), ist die saubere Trennung wichtiger als eine „Rechnung an dich“. Für echte Umsätze braucht es immer einen Leistungsempfänger außerhalb deiner Person bzw. deines Unternehmens.
Was muss auf einer Rechnung über 250 Euro stehen?
Ab 250 € brutto gelten die vollständigen Pflichtangaben: Absender/Empfänger, Datum, Rechnungsnummer, Steuer‑ID, Leistung mit Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Umsatzsteuer (oder Steuerhinweis).
Wenn du es rechtlich nachlesen willst, ist § 14 UStG die wichtigste Grundlage.
Kann ein Kleinunternehmer eine Rechnung ohne Steuernummer schreiben?
Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto ist die Steuernummer nicht zwingend – bei „normalen“ Rechnungen wird sie in der Praxis aber meist erwartet.
Wenn du Kleinunternehmer bist, darfst du keine Umsatzsteuer ausweisen und brauchst den passenden Hinweistext. Bei B2B‑Kunden macht eine Steuernummer die Buchung oft deutlich einfacher.
Reicht ein PDF als E‑Rechnung?
Nein: Ein PDF ist im steuerlichen Sinn meist keine E‑Rechnung, weil eine E‑Rechnung ein strukturiertes Format sein muss (z. B. X‑Rechnung oder ZUGFeRD).
Für Details zur Definition und zu Übergangsfristen ist die BMF‑FAQ die beste Quelle.
Word, Excel oder Generator: Was ist für Beratung am besten?
Für einzelne Rechnungen ist der Generator am schnellsten (PDF, automatische Summen). Word ist gut für textlastige Rechnungen, Excel für viele Positionen und Stundenlisten.
Viele Berater nutzen Generator + Vorlage parallel: Generator für schnelle Rechnungen, Word/Excel als wiederverwendbares Backup.
