Zahlungserinnerung kostenlos online schreiben

Der Kunde zahlt nicht? Erinnern Sie ihn an die noch offene Rechnung mit einer freundlichen Zahlungserinnerung, die Sie mit unseren Vorlagen und Editor direkt online schreiben können.

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Grundsätzliches zu Zahlungserinnerungen

Basis einer Zahlungserinnerung, sofern sie erforderlich sein sollte, ist immer eine ordnungsgemäße Rechnung, die der Gläubiger seinem Schuldner aufgestellt hat. Als Gläubiger bezeichnen wir Verkäufer oder Dienstleister, die eine Leistung für einen Auftraggeber erbracht haben. Der Auftraggeber ist der Schuldner.

Eine ordnungsgemäße Rechnung beinhaltet

  1. den vollständigen Namen und die Adresse des Auftraggebers / des Schuldners;
  2. die Steuernummer vom Finanzamt oder die Umsatzsteueridentifikationsnummer USt-ID-Nr. vom Bundeszentralamt für Steuern, jeweils des Gläubigers;
  3. das Ausstelldatum;
  4. die fortlaufende Rechnungsnummer;
  5. Menge und Art der erbrachten Leistung mit Nettosumme;
  6. Zeitpunkt der Leistungserbringung;
  7. Steuerinformationen, Minderungsgründe oder Skonto;
  8. der anzuwendende Steuersatz mit Steuerbetrag.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Eine Zahlungserinnerung ist die Erinnerung an eine bestehende Entgeltforderung, die auf Zahlung eines Entgelts als Gegenleistung für eine vom Gläubiger erbrachte oder zu erbringende Leistung gerichtet ist.

Kunde hat eine Zahlungserinnerung erhaltenHat der Kunde / die Kundin das in der Rechnung festgelegte Zahlungsziel überschritten, erinnert der Gläubiger seinen Kunden, also den Schuldner mit einer freundlichen Zahlungserinnerung an seine Zahlungspflicht. Der Gläubiger setzt zu diesem Zeitpunkt gutgläubig voraus, dass der Kunde die Bezahlung der Rechnung ohne schlechte Absicht vergessen hat oder geht mit der Absendung einer Zahlungserinnerung sicher, dass der Kunde damit Kenntnis über eine vielleicht nicht erhaltene Rechnung erlangt.

Vereinzelt finden sich auf Rechnungen Formulierungen, wie „Mit Erhalt der Rechnung ist der Rechnungsempfänger bis zu vollständigen Zahlung in Verzug gesetzt.“ Ein Verzug setzt jedoch grundsätzlich eine Mahnung des Schuldners gemäß §286 Abs. 1 BGB voraus. In gewerblichen Miet-, Pacht- und Gestattungsverträgen ist i.d.R. für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt, sodass Verzug hier auch ohne Mahnung eintritt (§286 Abs. 2 BGB). Demzufolge ist der Mieter oder Käufer mit der Mietzins- oder Kaufpreisforderung im Verzug, wenn die Zahlung nicht zum Fälligkeitszeitpunkt bei dem Vermieter / Verkäufer eingegangen ist.

Der Inhalt einer Zahlungserinnerung

Der Inhalt der Zahlungserinnerung kann, muss aber noch nicht dem der ordnungsgemäßen Rechnung entsprechen. Der Gläubiger kann einen nochmaligen Ausdruck der gestellten Rechnung mit neuem Datum und dem Titel Zahlungserinnerung versehen oder formlos per Mail oder anderweitig schriftlich an seine offene Forderung erinnern.

Formulierungsvorschläge

Sehr geehrte/r…, lieber Kunde…
Sicher haben Sie gerade in der Vorweihnachtszeit viele Dinge zu erledigen. Da kann es passieren, dass ein kleines Rechnungsschreiben leicht übersehen wird…

Sehr geehrte/r…,
haben Sie uns vergessen? Leider konnten wir noch keinen Zahlungseingang von Ihnen feststellen. Bitte nehmen Sie sich ein wenig Zeit und begleichen Sie die noch offenstehende Forderung über…. in den nächsten 14 Tagen. Wir legen uns diesen Vorgang für den …auf Wiedervorlage.

Sehr geehrte/r…,
Sie haben noch einen Wunsch? Bei einer Folgebestellung in der nächsten Woche, räumen wir Ihnen auf die noch offene Rechnung, Rechnungsnr…. vom…, einen 3-Tages-Rabatt von …% ein. Sie bestellen, zahlen die Ihnen vorliegende Rechnung in den nächsten drei Tagen und sparen nochmal.
Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.

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