Rechnungsvorlage auf Englisch

Kostenlose Rechnungsvorlage für Rechnungen auf Englisch. Inklusive sämtlichen Übersetzungen der wichtigsten Begriffe und Sätze. Entweder direkt online schreiben oder kostenloser Download der Vorlage für Word oder Excel. Perfekt für alle, die zum ersten Mal eine Rechnung an einen englischsprachigen Kunden ausstellen möchten.

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Warum eine Rechnung auf Englisch schreiben?

Aufgrund der Globalisierung werden Unternehmen immer häufiger international tätig. Dies bedeutet, dass man immer öfter auch Rechnungen für Kunden aus dem Ausland schreiben muss. Aus diesem Grund ist es in jedem Fall empfehlenswert, Rechnungen auf Englisch zu schreiben, wenn man als Unternehmen international tätig ist, da Englisch die internationale Geschäftssprache darstellt.

Denn jeder muss die Rechnung verstehen, nachvollziehen und bearbeiten können. Bei einer Übersetzung können die Kunden die Rechnung viel schneller bearbeiten, weil sie nicht erst alle Wörter übersetzen müssen, um die Rechnung zu verstehen. Außerdem werden leicht verständliche und vor allem vollständige Rechnungen, viel eher bearbeitet als andere.

Man muss bei Rechnungen ins Ausland aber beachten, ob beispielsweise die Umsatzsteuer wegfällt oder Zusatzangaben für das jeweilige Land benötigt werden. Bei Unsicherheit sollte hier auf jeden Fall ein Steuerberater hinzugezogen werden.

Pflichtangaben auf Rechnungen und ihre englischen Bezeichnungen

Englische Rechnung für internationale KundenName und Anschrift des leistenden Unternehmens/des Leistungsempfängers Damit sind die Namen der Unternehmen und die Adressen mit Kontaktdaten gemeint. Dies wird auch für Rechnungen unter 500 EUR benötigt. Die englische Übersetzung hierfür wäre für das leistende Unternehmen personal information. Und für die Daten des Leistungsempfängers lautet die englische Übersetzung customer information.

  • Steuernummer (Steuer-ID) oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Rechnungsausstellers/des Empfängers
    Die Steuer-ID oder die UID werden vom Finanzamt ausgehändigt. Für Rechnungen ab 10.000 EUR muss zusätzlich zur UID des Rechnungsausstellers auch noch die UID des Empfängers angegeben werden. Im Englischen wird diese Nummer VAT number oder EU VAT number genannt.
  • Rechnungsdatum
    Das Rechnungsdatum bezeichnet den Zeitpunkt der Ausstellung der Rechnung. Dies ist auch für Rechnungen unter 500 EUR nötig. Im Englischen wird dies auf Rechnungen mit invoice date vermerkt.
  • Zeitpunkt der absolvierten Leistung
    Diese Angabe beschreibt den Tag oder den Zeitraum in welchem die Leistung absolviert wurde. Die englische Übersetzung hierfür ist delivery date.
  • Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
    Jede Rechnung muss eine fortlaufende Rechnungsnummer beinhalten. Somit hat jede Rechnung eine einmalige Nummer und kann damit zurückverfolgt werden. Im Englischen wird die Rechnungsnummer invoice numbergenannt.
  • Menge/Umfang und Art der abzurechnenden Leistung
    Die Art der Leistung und auch die Menge bzw. der Umfang davon müssen auf einer Rechnung als Produktbeschreibung angegeben werden. Dies gilt auch für Rechnungen unter 500 EUR. Im Englischen wird dies als product description übersetzt.
  • Entgelt für die Leistung
    Auf jeder Rechnung muss auch der Preis der absolvierten Leistung stehen. Das ist auch für Rechnungen unter 500 EUR notwendig. Das Entgelt muss aufgeschlüsselt nach Steuersätzen (tax rate), dem Steuerbetrag (tax amount) und einer Anmerkung, falls Steuerbefreiungen (tax exemption) möglich sind, erfolgen. Das Entgelt wird im Englischen product price genannt.
  • Gutschrift
    Falls keine Rechnung, sondern eine Gutschrift ausgestellt wird, muss statt invoice, der Begriff credit note verwendet werden.
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