Rechnung auf Englisch schreiben: Vorlage & Beispiele

Du arbeitest mit internationalen Kund:innen und musst plötzlich eine Rechnung auf Englisch schreiben? Mit der richtigen Vorlage ist das weniger kompliziert, als es klingt. Hier erfährst du, wie eine englische Rechnung aufgebaut ist, welche Begriffe wichtig sind und wie du typische Formulierungen sicher verwendest.

Ob du als Freelancer, kleines Unternehmen oder privat eine Rechnung in Englisch ausstellen willst – entscheidend ist, dass alle Pflichtangaben korrekt sind. Wenn du zuerst die Grundlagen checken möchtest, hilft dir unsere Anleitung Rechnung schreiben mit vielen Beispielen.

Du kannst deine Rechnung direkt online auf Englisch schreiben, unsere Vorlage als Word- oder Excel-Datei nutzen oder dir erst einmal Formulierungen und Übersetzungen ansehen. So findest du schnell die Lösung, die zu deinem Workflow passt – vom einmaligen Auftrag bis zur laufenden Zusammenarbeit.

Jetzt Rechnung auf Englisch schreiben

Inhaltsverzeichnis

1. Rechnung auf Englisch schreiben – Grundlagen & Pflichtangaben
2. Rechnungsvorlage Englisch: Online-Generator, Word & Excel
3. Formulierungen: „Die Rechnung bitte“ & andere Sätze auf Englisch
4. FAQ: Häufige Fragen zur Rechnung auf Englisch

Rechnung auf Englisch schreiben – Grundlagen & Pflichtangaben

Im Kern gelten für eine englische Rechnung die gleichen Regeln wie für eine deutsche. In der Praxis schaut das Finanzamt vor allem auf die Inhalte, nicht auf die Sprache. Wichtig ist deshalb, dass du alle Pflichtangaben vollständig aufführst und Beträge klar nachvollziehbar sind.

Gerade bei Auslandskund:innen ist eine Rechnung auf Englisch oft die professionellste Lösung. Du vermeidest Rückfragen, wirkst international aufgestellt und kannst dieselbe Struktur für Kund:innen aus der EU, Großbritannien oder den USA nutzen. Die rechtlichen Anforderungen bleiben dabei dieselben wie bei einer deutschen Rechnung.

Schauen wir uns deshalb zuerst an, welche Informationen jede Rechnung braucht – und wie du die einzelnen Angaben passend ins Englische übersetzt.

Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung auf Englisch enthalten?

Eine englische Rechnung enthält dieselben Pflichtangaben wie eine deutsche: vollständige Daten von Rechnungssteller und Kund:in, Rechnungsdatum und -nummer, Leistungsbeschreibung, Beträge, Steuern sowie Zahlungsbedingungen.

Wenn du eine Rechnung in Englisch ausstellst, gehören dein Name beziehungsweise Firmenname, Anschrift und – sofern vorhanden – Steuer- oder Umsatzsteuer-ID auf das Dokument. Dasselbe gilt für deine Kund:innen. Achte darauf, dass die Schreibweise in Vertrag, Angebot und Rechnung übereinstimmt.

Außerdem brauchst du eine eindeutige „Invoice No.“ (Rechnungsnummer) und das „Invoice Date“ (Rechnungsdatum). In der Leistungsbeschreibung („Description“) erklärst du kurz und konkret, welche Waren oder Dienstleistungen du berechnet hast – inklusive Zeitraum oder Lieferdatum.

Darunter folgen die monetären Angaben: Einzelpreise („Unit price“), Menge („Quantity“), Zwischensumme („Subtotal“), Umsatzsteuer („VAT“ oder „Sales Tax“) und der Gesamtbetrag auf Englisch als „Total amount“ oder „Amount due“. Ergänze zum Schluss deine Zahlungsbedingungen, zum Beispiel „Payment within 14 days“, und deine Bankdaten oder Online-Zahlungsarten. Wenn du in Deutschland die Kleinunternehmerregelung nutzt, stellst du deine Rechnung zwar ebenfalls vollständig auf Englisch aus, weist aber keine Umsatzsteuer aus und ergänzt einen entsprechenden Hinweis nach § 19 UStG. Eine kompakte englischsprachige Checkliste zu den Pflichtangaben bietet außerdem das Existenzgründungsportal des BMWK: „Issuing invoices correctly“ (PDF).

Bei Sonderfällen wie Reverse-Charge-Rechnungen auf Englisch oder innergemeinschaftlichen Lieferungen solltest du zusätzliche Hinweise ergänzen. Eine Übersicht zu diesen Spezialfällen findest du in unserem Beitrag zu innergemeinschaftlichen Lieferungen. Ergänzend erklärt die Europäische Kommission die EU-weit einheitlichen Vorgaben zur Umsatzsteuer-Rechnungsstellung unter VAT invoicing in the EU sehr detailliert.

Wie übersetzt du die wichtigsten Rechnungsangaben ins Englische?

Die wichtigsten Begriffe rund um die Rechnung übersetzt du mit „invoice“ für das Dokument, „invoice number“ für die Rechnungsnummer, „due date“ für das Fälligkeitsdatum und „total amount“ für den zu zahlenden Gesamtbetrag.

Im geschäftlichen Umfeld ist „invoice“ die passende Übersetzung für „Rechnung“. Im Alltag – etwa im Restaurant – hörst du eher „bill“. Wenn du also eine Rechnung auf Englisch schreiben willst, bleib in deinem Dokument konsequent bei „invoice“.

Für häufige Felder kannst du dir eine kleine Liste anlegen. „Rechnungsnummer“ wird zu „Invoice No.“ oder „Invoice number“, „Kundennummer“ zu „Customer number“, „Leistungszeitraum“ zu „Period of performance“ oder kurz „Service period“ und „Zahlungsziel“ zu „Due date“ oder „Payment terms“.

Wenn du nach der Übersetzung für „Proformarechnung“ suchst: Auf Englisch heißt sie „pro forma invoice“. Sie dient meist nur als Vorab-Dokument und ersetzt keine endgültige Invoice.

Auch typische Zusatzangaben lassen sich klar übertragen. „Offene Rechnung“ heißt zum Beispiel „outstanding invoice“, „fällige Rechnung“ „invoice due“ oder „overdue invoice“. Wenn du „Zahlung per Überweisung“ anbieten möchtest, passt „payment by bank transfer“, bei „PayPal“ oder Kartenzahlung entsprechend „payment by PayPal“ oder „credit card payment“.

Wenn du unsicher bist, hilft ein kurzer Blick auf englischsprachige Musterrechnungen. Wichtig ist, dass du dich für eine Schreibweise entscheidest und sie dann in allen Dokumenten durchhältst – so wirken deine englischen Rechnungen professionell und konsistent.

Rechnungsvorlage Englisch: Online-Generator, Word & Excel

Je nachdem, wie oft du Rechnungen schreibst, passt eine andere Lösung besser zu dir. Für einmalige oder sehr einfache Fälle reicht oft ein Muster in Word oder Excel. Wenn du regelmäßig fakturierst, sparst du mit einem Online-Rechnungsgenerator auf Englisch viel Zeit.

Auf rechnungsvorlagen.de kombinierst du beides: Du kannst deine Rechnung direkt im Browser auf Englisch erstellen oder dir eine editierbare Datei herunterladen und lokal anpassen. Für deutschsprachige Dokumente gibt es außerdem unseren Online-Rechnungsgenerator, der ähnlich aufgebaut ist. Wenn du als Kleinunternehmer arbeitest, kannst du zusätzlich unsere Vorlagen für Kleinunternehmer-Rechnungen nutzen und sie bei Bedarf ins Englische übertragen.

Im nächsten Schritt wählst du, mit welchem Werkzeug du dich am wohlsten fühlst.

Wie hilft dir der Online-Rechnungsgenerator auf Englisch?

Mit dem integrierten Rechnungseditor erstellst du deine Rechnung auf Englisch direkt im Browser, ergänzt Kund:innendaten, Beträge und Steuern und lädst das fertige PDF sofort herunter.

Im Editor trägst du Schritt für Schritt alle Daten ein: Absender, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Preise und gegebenenfalls Umsatzsteuer. Du siehst sofort, wie die fertige Invoice auf Englisch aussehen wird, und kannst Beträge oder Formulierungen jederzeit anpassen.

Über den folgenden Button kommst du direkt zum Rechnungseditor für englische Rechnungen:

Jetzt Rechnung auf Englisch schreiben

Wann passt die Word- oder Excel-Vorlage auf Englisch besser?

Die kostenlose Rechnungsvorlage auf Englisch in Word und Excel eignet sich, wenn du lieber offline arbeitest, dein eigenes Design verwenden möchtest oder nur gelegentlich eine englische Rechnung brauchst.

In Word und Excel kannst du Logo, Farben und Schriftarten frei anpassen. Du speicherst die Datei als Muster und nutzt sie immer wieder, wenn du eine Rechnung auf Englisch als Dokument brauchst – zum Beispiel für Stammkund:innen oder bestimmte Projekte.

Excel hilft dir besonders, wenn du viele Positionen mit unterschiedlichen Steuersätzen hast. Die Formeln berechnen Zwischensummen und Gesamtbetrag automatisch. So musst du nur noch Texte und Mengen eintragen und vermeidest Rechenfehler.

Wenn du zusätzlich deutschsprachige Rechnungen schreiben möchtest, kannst du dir auch unsere allgemeinen Vorlagen für Rechnungen in Word und Rechnungen in Excel ansehen. Dort findest du weitere Layouts, die du an deine Bedürfnisse anpassen kannst.

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Formulierungen: „Die Rechnung bitte“ & andere Sätze auf Englisch

Ein großer Teil der Suchanfragen dreht sich gar nicht um Business-Rechnungen, sondern um einfache Sätze wie „die Rechnung bitte“ auf Englisch. Gut so – denn wenn du die wichtigsten Formulierungen kennst, fühlst du dich auch in Gesprächen mit internationalen Kund:innen sicherer.

Im Alltag begegnen dir zwei Situationen: Du möchtest im Restaurant höflich nach der Rechnung fragen oder du brauchst eine passende englische Formulierung, um eine Rechnung anzufordern oder auf offene Beträge hinzuweisen. Die wichtigsten Sätze schauen wir uns jetzt an.

Wie sagst du „Die Rechnung bitte“ auf Englisch im Restaurant?

Am natürlichsten klingt im Restaurant „Could we have the bill, please?“ in britischem Englisch oder „Can I have the check, please?“ im amerikanischen Englisch.

Wenn du im Urlaub oder auf Geschäftsreise bist, reicht meist eine einfache Standardformulierung. In Großbritannien und vielen anderen Ländern, die britisches Englisch verwenden, sagst du „Could we have the bill, please?“ oder „Can I have the bill, please?“.

In den USA ist „check“ üblicher als „bill“. Dort passt „Can I have the check, please?“ oder etwas formloser „Check, please.“. Wichtig ist die höfliche Ergänzung „please“, damit der Satz freundlich klingt.

Wenn du besonders höflich sein möchtest, kannst du auch „Could you bring us the bill, please?“ sagen. Alle Varianten werden problemlos verstanden, wenn du im Restaurant auf Englisch nach der Rechnung fragst.

Wie bittest du schriftlich um eine Rechnung auf Englisch?

In geschäftlichen E-Mails passt „invoice“ besser als „bill“ – zum Beispiel in Sätzen wie „Could you please send me the invoice for …?“ oder „Could you issue an invoice for our last order?“.

Wenn dein Gegenüber die Rechnung noch nicht geschickt hat, kannst du freundlich formulieren: „Could you please send me the invoice for our last project?“ oder „Could you issue an invoice for our order dated 10 March?“.

Geht es um eine offene Rechnung, helfen Sätze wie „According to our records, the invoice is still outstanding“ oder „This is a friendly reminder that invoice no. 2024-015 is now overdue“. So bleibst du höflich und trotzdem klar.

Du kannst diese Formulierungen auch direkt in deiner eigenen englischen Rechnung nutzen, etwa im Textfeld für Hinweise: „Payment is due within 14 days after receipt of this invoice.“.

Was heißt „auf Rechnung zahlen“ auf Englisch?

„Auf Rechnung zahlen“ übersetzt du je nach Kontext mit „to buy on account“, „payment on account“ oder „to pay by invoice“.

Im Onlinehandel oder bei Dienstleistungsverträgen liest du häufig „payment on account“ oder „purchase on account“. Beide Varianten drücken aus, dass Kund:innen die Ware oder Leistung jetzt erhalten und die Rechnung später begleichen – die Zahlung folgt also erst nach Erhalt der Rechnung.

In deinen AGB oder Zahlungshinweisen kannst du zum Beispiel schreiben: „Customers may also buy on account. Payment on account is due within 14 days after receipt of the invoice.“. Etwas neutraler ist „to pay by invoice“, das besonders im britischen Englisch verwendet wird.

Wenn du dich auf eine Formulierung festlegst, bleibst du auch hier konsistent: Nutze denselben Ausdruck in deiner Rechnungs-Vorlage, im Bestellprozess und in deiner Kommunikation mit Kund:innen.

Was ist der Unterschied zwischen Invoice, Bill und Receipt?

„Invoice“ ist die geschäftliche Rechnung, „bill“ der eher umgangssprachliche Begriff und „receipt“ die Quittung, die eine bereits bezahlte Rechnung bestätigt.

Viele fragen sich: Ist ein Receipt eine Rechnung? Streng genommen nicht. Eine Invoice fordert eine Zahlung an, während eine Receipt bestätigt, dass du bereits gezahlt hast – etwa an der Kasse oder nach einer Online-Bestellung.

„Bill“ wird im Alltag oft wie „Rechnung“ verwendet, zum Beispiel im Restaurant („restaurant bill“) oder bei Nebenkosten („utility bill“). In formellen Geschäftsunterlagen, vor allem im internationalen B2B-Bereich, ist „invoice“ jedoch die bessere Wahl.

Auf deiner englischen Rechnungsvorlage solltest du den Begriff „Invoice“ verwenden und deinen Kund:innen bei Bedarf zusätzlich eine Receipt ausstellen, zum Beispiel nach Zahlungseingang.

FAQ zur Rechnung auf Englisch

Zum Schluss bleiben oft noch Detailfragen – vor allem, wenn es um Finanzamt, Reverse-Charge oder die richtige Übersetzung einzelner Begriffe geht. Die wichtigsten Antworten zu Rechnungen auf Englisch findest du hier kompakt zusammengefasst.

Sind Rechnungen in englischer Sprache in Deutschland erlaubt?

Ja, du darfst Rechnungen auf Englisch schreiben, solange alle gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten und für das Finanzamt verständlich sind.

Im Einzelfall kann eine Übersetzung verlangt werden, etwa bei einer Betriebsprüfung. Wenn du unsicher bist, frag dein Steuerbüro.

Wie lautet ein Reverse-Charge-Hinweis auf Englisch?

Ein gängiger Reverse-Charge-Hinweis lautet: „Reverse charge – VAT to be accounted for by the recipient of the service.“.

Diesen Satz platzierst du gut sichtbar auf der Rechnung und ergänzt bei Bedarf die Rechtsgrundlage und beide Umsatzsteuer-IDs.

Wie heißt „Rechnung“ auf Englisch – bill oder invoice?

Im Geschäftsleben solltest du „invoice“ für Rechnung verwenden; „bill“ begegnet dir eher im Alltag, zum Beispiel im Restaurant oder bei Nebenkosten.

Für professionelle Geschäftsdokumente wählst du daher „Invoice“ als Überschrift deiner englischen Rechnungen.

Wie heißt „Quittung“ auf Englisch?

„Quittung“ heißt auf Englisch „receipt“, im geschäftlichen Kontext oft genauer „payment receipt“.

Sie bestätigt, dass eine Rechnung bezahlt wurde und dient als Zahlungs- und Buchungsnachweis.

Wie bestelle ich im Restaurant auf Englisch die Rechnung?

Höfliche Standardsätze sind „Could I have the bill, please?“ oder – in den USA – „Can I have the check, please?“.

Damit wirst du praktisch überall verstanden; für getrennte Zahlung kannst du nach „separate bills“ fragen.