Catering-Rechnung schreiben: Vorlage, Beispiel & Generator
Ob Firmenfeier, Hochzeit oder Messe: Wenn du Catering lieferst, brauchst du eine Rechnung, die schnell erstellt ist und steuerlich passt. Hier bekommst du einen kostenlosen Rechnungsgenerator, eine Word- und Excel-Vorlage sowie klare Tipps zu Pflichtangaben, Leistungsbeschreibung und Umsatzsteuer (7% oder 19%).
Gerade beim Catering willst du nicht lange suchen, welche Angaben fehlen oder wie du Speisen, Getränke und Service richtig trennst. Mit einer sauberen Struktur wirkt deine Rechnung professionell, und dein Kunde kann sie leichter verbuchen. Außerdem reduzierst du Rückfragen – deshalb lohnt sich ein klarer Aufbau von Anfang an.
Wenn du regelmäßig für Unternehmen arbeitest, spielt zudem die E‑Rechnung eine Rolle. Damit ist seit 2025 nicht „PDF per Mail“ gemeint, sondern ein strukturiertes Format (z. B. XRechnung/ZUGFeRD). Unten findest du eine einfache Orientierung, wie du dich im Catering-Alltag darauf einstellst.
Inhaltsverzeichnis
- Catering-Rechnung online erstellen (Generator)
- Vorlagen (Word & Excel) kostenlos downloaden
- Aufbau & Pflichtangaben: Was muss rein?
- Umsatzsteuer im Catering: 7% oder 19%?
- Beispiel: Catering-Rechnung & Mustertexte
- E‑Rechnung im Catering: Was gilt im B2B?
- Catering auf Rechnung bestellen: Tipps für Kunden
- FAQ
Catering-Rechnung online erstellen (Generator)
Mit dem Rechnungsgenerator erstellst du deine Catering-Rechnung direkt im Browser – ideal, wenn es schnell gehen soll oder du unterwegs bist. Du trägst die Daten ein, ergänzt die Positionen und hast am Ende eine Rechnung, die du sofort versenden kannst.
Welche Angaben brauchst du für eine Catering-Rechnung?
Am schnellsten wird es, wenn du vorab Empfängerdaten, Leistungsdatum und eine klare Positionenliste parat hast – dann ist die Catering-Rechnung in wenigen Minuten fertig.
Notiere dir den vollständigen Namen und die Anschrift deines Kunden (bei Firmen inkl. Rechtsform), deine eigenen Unternehmensdaten und eine fortlaufende Rechnungsnummer. Wichtig ist außerdem das Ausstellungsdatum sowie der Zeitpunkt der Leistung – beim Catering meist das Veranstaltungsdatum.
Praktisch sind Zusatzinfos, die Rückfragen verhindern: Veranstaltungsort, Personenanzahl, vereinbartes Menü/Buffet, Zeitfenster (Aufbau/Service/Abbau) und Ansprechpartner. Je konkreter du bist, desto weniger „Wie war das gemeint?“-Mails bekommst du später.
Wie beschreibst du Catering-Leistungen so, dass sie jeder versteht?
Eine gute Leistungsbeschreibung nennt Anlass, Datum, Umfang und Leistungspakete – und trennt Speisen, Getränke und Extras sauber, wenn unterschiedliche Steuersätze möglich sind.
Schreibe nicht nur „Catering“, sondern z. B. „Catering für Firmenfeier am 12.03.2026, 60 Personen, Buffet Standard + vegetarische Option“. Ergänze bei Bedarf: Servicepersonal (Stunden), Anfahrt (km/pauschal), Equipment (Miete) oder Raumnutzung.
Wenn du viele Einzelpositionen hast, hilft eine Struktur: erst Speisen, dann Getränke, dann Zusatzleistungen. Das wirkt ordentlich und erleichtert dem Kunden die Buchhaltung – vor allem, wenn er Vorsteuer ziehen will.
Zahlungsziel & Versand: so vermeidest du offene Rechnungen
Ein klares Zahlungsziel („zahlbar bis …“) plus Bankdaten sorgt dafür, dass deine Catering-Rechnung nicht liegen bleibt – und du im Zweifel sauber nachfassen kannst.
Formuliere kurz: „Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ohne Abzug“ oder „Zahlbar bis zum 15.04.2026“. Setze darunter IBAN/BIC und – wenn du willst – einen Verwendungszweck (Rechnungsnummer). Bei Firmenkunden ist E‑Mail-Versand üblich; bei größeren Aufträgen kann zusätzlich ein PDF im Kundenportal sinnvoll sein.
Wenn du häufiger Rechnungen schreibst, lohnt sich ein Blick auf unsere Hilfeseiten zum Rechnung schreiben und zum Rechnung online erstellen – dort findest du weitere Beispiele und typische Stolperfallen.
Vorlagen (Word & Excel) kostenlos downloaden
Wenn du lieber mit Datei-Vorlagen arbeitest, bekommst du hier eine kostenlose Catering-Rechnungsvorlage als Word- und Excel-Datei. Word ist ideal, wenn du Text schnell anpassen willst. Excel eignet sich besonders, wenn du mit Formeln, Summen und Steuersätzen arbeitest.
Tipp: Lege dir in der Vorlage Standardpositionen an (z. B. „Buffet pro Person“, „Servicepersonal pro Stunde“, „Anfahrt pauschal“). Dann musst du pro Auftrag nur Mengen und Datum ändern. Weitere Downloads findest du auch in unseren Bereichen zu Word und Excel.
Aufbau & Pflichtangaben: Was muss rein?
Damit deine Rechnung gültig ist und dein Kunde sie problemlos buchen kann, müssen bestimmte Pflichtangaben drinstehen. Beim Catering kommt hinzu: Die Leistung sollte so beschrieben sein, dass Anlass und Umfang nachvollziehbar sind – besonders bei Firmenkunden.
Pflichtangaben: Was auf jede Catering-Rechnung gehört
Eine ordentliche Catering-Rechnung enthält Stammdaten, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt sowie Netto-/Steuer-/Brutto-Beträge – erst dann ist sie für Vorsteuer und Buchhaltung sauber.
Du brauchst mindestens: Name und Anschrift von dir und dem Kunden, Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung (Menge/Art), Leistungsdatum/-zeitraum, Entgelt (netto), Steuersatz und Steuerbetrag sowie den Bruttobetrag.
Wenn du Umsatzsteuer ausweist, gehört auch deine Steuernummer oder USt‑IdNr. dazu. Eine gute Orientierung findest du außerdem in unserem Check „Ist die Rechnung korrekt?“.
Kleinbetragsrechnung bis 250 €: wann reicht die Kurzform?
Liegt der Gesamtbetrag bei maximal 250 €, darf die Rechnung als Kleinbetragsrechnung kürzer sein – trotzdem müssen Datum, Leistung und Steuersatz erkennbar bleiben.
In der Praxis ist das beim Catering eher selten, aber bei kleinen Lieferungen (z. B. belegte Brötchen fürs Meeting) kann es vorkommen. Wenn dein Kunde Vorsteuer ziehen will, ist es trotzdem oft besser, gleich eine „normale“ Rechnung zu erstellen – dann gibt es später keine Diskussionen.
Die offizielle Regelung findest du in § 33 UStDV („Rechnungen über Kleinbeträge“): Pflichtangaben der Kleinbetragsrechnung bis 250 €.
Typische Catering-Positionen: so wird’s vollständig
Im Catering wirkt die Rechnung am besten, wenn du Speisen, Getränke und Zusatzleistungen getrennt aufführst – das hilft sowohl beim Verständnis als auch bei der korrekten Steuerlogik.
Häufige Positionen sind: Speisen (pro Person oder pauschal), Getränke (nach Verbrauch oder Pauschale), Servicepersonal (Stunden), Anfahrt/Transport, Aufbau/Abbau, Geschirr-/Gläser-/Mobiliar-Miete, Kühltechnik sowie ggf. Reinigungspauschalen.
Wenn du Anzahlungen nimmst, dokumentiere sie eindeutig („Anzahlung vom … bereits erhalten“) und ziehe sie in der Schlussrechnung ab. Für Abrechnung in Etappen passt eine Abschlagsrechnung – dazu gibt es eine eigene Erklärung unter Abschlagsrechnung.
Umsatzsteuer im Catering: 7% oder 19%?
Die Frage „7 oder 19?“ ist im Catering extrem häufig – und genau deshalb solltest du sie auf deiner Rechnung sichtbar lösen. Das klappt am besten, wenn du Positionen sauber trennst und nicht alles in „Pauschale Catering“ versteckst.
Zur schnellen Einordnung kannst du dich an den offiziellen Übersichten orientieren, zum Beispiel beim BMF: Steuerliche Änderungen 2026 (BMF).
Seit 01.01.2026 gilt: Speisen 7%, Getränke 19%
Für Catering und andere Verpflegungsdienstleistungen gilt seit dem 01.01.2026 grundsätzlich: Speisen werden mit 7% besteuert, Getränke bleiben beim Regelsteuersatz von 19%.
Das bedeutet für deine Rechnung: Speisen/Essensanteile kannst du regelmäßig mit 7% ausweisen, während Getränke getrennt mit 19% laufen. Genau diese klare Trennung hilft deinem Kunden – und schützt dich vor Rückfragen, wenn die Buchhaltung prüft.
Wenn du unsicher bist, ob eine Position als „Getränk“ oder „Speise“ gilt (z. B. Mischprodukte, Sonderfälle), kläre das im Einzelfall steuerlich. Für die Praxis reicht oft: alles, was klassisch „Getränk“ ist, separat mit 19% aufführen.
Pauschalen (Buffet inkl. Getränke): so teilst du Kombiangebote auf
Wenn du ein Paket „Speisen inklusive Getränke“ verkaufst, brauchst du eine Aufteilung – eine einfache BMF-Vereinfachung setzt den Getränkeanteil pauschal auf 30% des Paketpreises an.
Das ist vor allem bei Buffets, All‑Inclusive‑Paketen oder festen Pauschalen hilfreich. Du kannst auf der Rechnung dann z. B. zwei Zeilen ausweisen: „Buffetanteil (Speisen) … 7%“ und „Getränkeanteil … 19%“. So bleibt es nachvollziehbar, ohne dass du jede Flasche einzeln zählen musst.
Wichtig: Eine Pauschale ohne jede Aufteilung ist bei gemischten Steuersätzen unnötig riskant. Mit zwei klaren Positionen bist du im Alltag meist deutlich entspannter.
Kleinunternehmer: Catering-Rechnung ohne Umsatzsteuer
Wenn du als Kleinunternehmer abrechnest, stellst du deine Catering-Rechnung ohne Umsatzsteuer aus – dann darfst du aber auch keine Steuerbeträge ausweisen.
In dem Fall gehört ein Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung auf die Rechnung. Passend dazu helfen dir unsere Seiten zu Rechnungen ohne Umsatzsteuer und – falls du mit USt arbeitest – zu Rechnungen mit Umsatzsteuer.
Beispiel: Catering-Rechnung & Mustertexte
Ein Beispiel macht die „Rechnung Muster Catering“-Suche meist sofort zufrieden: Es geht um klare Positionen, verständliche Texte und ein Zahlungsziel, das nicht missverstanden wird. Du kannst die folgenden Formulierungen direkt übernehmen und anpassen.
Beispiel-Positionen für eine Catering-Rechnung
Ein gutes Catering-Rechnung-Beispiel trennt Speisen, Getränke und Zusatzleistungen – und nennt Datum, Personenanzahl sowie Art des Caterings (Buffet, Fingerfood, Menü).
Beispiele für Positionen (als Vorlage für deine Rechnung):
- „Catering Buffet ‚Business‘, 45 Personen, Veranstaltung am 18.04.2026 (Speisen)“
- „Vegetarische Ergänzung, 12 Portionen (Speisen)“
- „Getränkepauschale (alkoholfrei), 45 Personen“
- „Servicepersonal, 2 Personen à 6 Stunden“
- „Anfahrt/Transport pauschal“
- „Geschirr- und Gläsermiete pauschal“
Mustertexte: freundlich, klar, ohne Missverständnisse
Kurze Standardtexte reichen: Dank, Leistungsbezug, Zahlungsziel – und bei Firmenkunden gern ein Hinweis, dass du Details auf Wunsch ergänzen kannst.
Mustertext oberhalb der Positionen: „Vielen Dank für Ihren Auftrag. Wir berechnen das Catering für die Veranstaltung am [Datum] am Standort [Ort] gemäß Vereinbarung.“
Mustertext beim Zahlungsziel: „Bitte überweisen Sie den Rechnungsbetrag bis zum [Datum] unter Angabe der Rechnungsnummer. Vielen Dank.“
Anzahlung, Storno & Nachberechnung: so bleibt es sauber
Wenn sich Mengen ändern oder eine Anzahlung im Spiel ist, solltest du das auf der Rechnung sichtbar machen – dann wirkt nichts „nachträglich hingebogen“.
Schreibe z. B. „Anzahlung vom … bereits erhalten: –XXX €“ oder „Nachberechnung Getränke nach Verbrauch“. Bei Storno hilft eine kurze Zeile wie „Stornokosten gemäß Vereinbarung“ (wenn vertraglich geregelt). So versteht jeder sofort, warum der Betrag so aussieht.
E‑Rechnung im Catering: Was gilt im B2B?
Viele Caterer arbeiten mit Unternehmen, Agenturen oder öffentlichen Auftraggebern. Deshalb lohnt es sich, E‑Rechnung nicht als „Bürokratie-Thema“ abzuhaken, sondern als praktische Voraussetzung: Wenn dein Kunde sie verlangt, willst du liefern können.
Was ist eine E‑Rechnung – und warum ist ein PDF nicht genug?
Eine E‑Rechnung ist seit 2025 nur noch eine Rechnung in einem strukturierten Format, das elektronisch verarbeitet werden kann – ein normales PDF zählt dann nicht als E‑Rechnung.
Der Unterschied ist simpel: Ein PDF sieht für Menschen gut aus, aber für Systeme sind Daten nicht sauber „auslesbar“. Bei XRechnung oder ZUGFeRD stecken die Pflichtangaben strukturiert in den Daten. Das reduziert manuelle Arbeit – vor allem bei Unternehmen mit vielen Eingangsrechnungen.
Was gilt seit 2025 im B2B – und welche Übergänge gibt es?
Im inländischen B2B gilt die E‑Rechnung seit dem 01.01.2025 grundsätzlich, allerdings mit Übergangsfristen – und Unternehmen müssen seitdem E‑Rechnungen empfangen können.
Praktisch heißt das: Du solltest zumindest einen Weg haben, E‑Rechnungen zu empfangen (im Zweifel reicht ein E‑Mail‑Postfach). Beim Ausstellen darfst du in der Übergangszeit je nach Fall noch Papier/PDF nutzen, aber mittelfristig wird das strukturierte Format der Standard.
Wenn du hauptsächlich Firmen belieferst, frag frühzeitig: „Welches Format braucht ihr – XRechnung oder ZUGFeRD?“ Dann vermeidest du, dass deine Rechnung wegen Formalien abgelehnt wird und die Zahlung hängen bleibt.
Pragmatische Vorbereitung für Caterer
Am einfachsten ist es, wenn du deine Rechnungsdaten konsequent strukturiert pflegst: Kundendaten, Leistungszeitpunkt, Steuersätze und Positionen – dann ist der Schritt zur E‑Rechnung später deutlich kleiner.
Lege Standardartikel an (Speisen/Getränke/Service), trenne die Steuersätze sauber und halte Kundendaten aktuell. Wenn du Software nutzt, prüfe, ob Export in XRechnung/ZUGFeRD möglich ist. Und wenn nicht: Für wenige B2B‑Rechnungen pro Monat kann auch ein externer E‑Rechnungsdienst helfen.
Catering auf Rechnung bestellen: Tipps für Kunden
Nicht jeder sucht nach einer „Catering-Rechnungsvorlage“, weil er Rechnungen schreibt – manche wollen Catering auf Rechnung bestellen und später zahlen. Für Auftraggeber gilt: Klare Absprachen sparen Stress, besonders bei größeren Events.
So bestellst du Catering auf Rechnung ohne Ärger
Wenn du Catering auf Rechnung bestellst, kläre vorab Zahlungsziel, Ansprechpartner und Rechnungsadresse – sonst geht die Rechnung an die falsche Stelle und die Zahlung verzögert sich.
Sinnvoll ist eine kurze Bestätigung per Mail: Datum, Ort, Personenanzahl, Leistungspaket, Preis und Zahlungsziel. Bei Firmen: Kostenstelle oder Bestellnummer nennen, falls die Buchhaltung das braucht. So kann der Caterer die Rechnung direkt richtig ausstellen.
Wenn die Rechnung offen bleibt: Zahlungserinnerung oder Mahnung?
Im ersten Schritt reicht meist eine freundliche Zahlungserinnerung – erst wenn das nicht wirkt, ist eine Mahnung sinnvoll.
Wenn du selbst Caterer bist, findest du dafür passende Vorlagen unter Zahlungserinnerung und Mahnung. Das hilft dir, professionell zu bleiben, ohne direkt unnötig zu eskalieren.
Achtung vor Fake-Rechnungen: das kannst du schnell prüfen
Prüfe bei jeder Rechnung IBAN, Firmenname und Leistungsbezug – viele Betrugsfälle funktionieren über unauffällige Kontowechsel oder nachträglich geänderte Daten.
Wenn dir etwas komisch vorkommt, vergleiche die Kontodaten mit früheren Rechnungen oder frage kurz telefonisch nach. Hintergrundinfos zu typischen Fällen findest du auch im Beitrag Betrug mit falscher Kontonummer.
FAQ
Hier sind die häufigsten Fragen rund um Catering-Rechnungen – kurz beantwortet, damit du sofort weiterkommst.
Wie schreibe ich eine Rechnung für Catering?
Du brauchst Empfänger- und Absenderdaten, eine fortlaufende Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Leistungszeitpunkt und eine klare Leistungsbeschreibung. Trenne Speisen, Getränke und Zusatzleistungen, wenn unterschiedliche Steuersätze möglich sind.
Welche Umsatzsteuer gilt beim Catering: 7% oder 19%?
Seit 01.01.2026 werden Speisen im Catering in der Regel mit 7% besteuert, Getränke bleiben bei 19%. Weise Positionen möglichst getrennt aus, damit die Steuerlogik nachvollziehbar bleibt.
Was muss auf einer Catering-Rechnung stehen (Pflichtangaben)?
Pflicht sind u. a. Name/Anschrift beider Seiten, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum sowie Netto-, Steuer- und Bruttobeträge. Wenn du Umsatzsteuer ausweist, gehört auch Steuernummer oder USt‑IdNr. dazu.
Reicht eine Word- oder Excel-Vorlage für Catering-Rechnungen?
Ja – solange alle Pflichtangaben enthalten sind und du sauber rechnest. Excel hilft bei Summen und Steuersätzen, Word ist gut für individuelle Texte. Für häufige Rechnungen ist ein Generator oder eine Software oft schneller.
Was ist eine E‑Rechnung – ist ein PDF schon eine E‑Rechnung?
Nein. Seit 2025 ist eine E‑Rechnung nur noch eine Rechnung in einem strukturierten Format (z. B. XRechnung/ZUGFeRD), die elektronisch verarbeitet werden kann. Ein normales PDF gilt als „sonstige Rechnung“.
