Rechnung für Catering online schreiben

Sie haben Essen geliefert und der Auftragnehmer fordert eine Rechnung von ihnen? Schreiben Sie online, kostenlos und schnell eine korrekte und professionell wirkende Rechnung für Catering bzw. die Lieferung von Speisen und Getränken. Jetzt in wenigen Schritten eine Rechnung online erstellen:

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Wie schreibe ich eine Rechnung für ein Catering bzw. im Gastronomiebereich?

Wer feiert freut sich doppelt, wenn er zumindest einen Teil der Kosten nicht aus der eigenen Tasche bezahlen muss, sondern diese von der Steuer absetzten kann. Diese Möglichkeit besteht für Unternehmen bzw. Unternehmer immer dann, wenn die Feier betrieblich veranlasst ist.

In diesem Fall können gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG bis zu 70 Prozent der Aufwendungen steuerlich berücksichtigt werden. Dazu sind allerdings eine ganze Reihe von Voraussetzungen erforderlich.

Diese Voraussetzungen betreffen einerseits die Art der Bewirtung und den Bewirtungsgrund. Zum anderen sind die Anforderungen an die Dokumentation dieser Betriebsausgaben sehr speziell.

Welche Pflichtangaben dürfen auf der Rechnung nicht fehlen?

Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen werden vom Finanzamt per se kritisch beäugt. Damit Ihr Kunde sich gar nicht erst lange mit dem Finanzamt herumschlagen muss, dürfen auf der Rechnung bestimmte Pflichtangaben nicht fehlen.

Abrechnung von Speisen und GetränkenDie Rechtsgrundlage bilden der oben schon genannte § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG sowie § 14 Abs. 4 UStG. Die letztgenannte Regelung aus dem Umsatzsteuergesetz greift dem Grunde nach auch dann, wenn gar keine Umsatzsteuer anfällt, weil Sie als Dienstleister von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG Gebrauch machen.

Die wichtigsten Rechnungsangaben, die keinesfalls fehlen dürfen, sind folgende:

  • Der Name bzw. Firma und Anschrift des Catering-/Gastrobetriebs,
  • die Steuernummer des Catering-/Gastrobetriebs (falls Rechnung höher als 250 Euro),
  • eine maschinell vergebene Rechnungsnummer,
  • Rechnungsdatum sowie das Datum der Bewirtung, sofern dieses abweicht,
  • genaue Angaben (Art und Menge) zu Speisen und Getränken,
  • Nettoentgelt,
  • Mehrwertsteuersatz in Prozent und Mehrwertsteuerbetrag in Euro,
  • Brutto-Gesamtbetrag der Rechnung (nicht vorgeschrieben, aber hilfreich),
  • Name und Adresse des Rechnungsempfängers (bei Beträgen über 250 Euro), wobei diese Angaben handschriftlich ergänzt werden dürfen.,

Kleinunternehmer, die keine Umsatzsteuer abführen, müssen die Angaben zur Mehrwertsteuer weglassen und stattdessen darauf hinweisen, dass gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer anfällt. Für Rechnungen über Kleinbeträge bis 250 Euro gelten gemäß § 33 UStDV einige Erleichterungsvorschriften.

Was ist das Besondere an Rechnungen für Bewirtungsaufwendungen?

Bei Bewirtungsaufwendungen will das Finanzamt wissen, ob diese angemessen waren. Da es hierfür keine allgemeinen Regeln gibt, sondern die Angemessenheit immer für den Einzelfall geprüft werden muss, sind sehr detaillierte Angaben zu den Speisen und Getränken erforderlich. Als Gastrobetreiber sollten Sie deshalb eine Registrierkasse verwenden, die einen Bon erzeugt, der die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben bereits enthält. Sofern der Rechnungsbetrag 250 Euro übersteigt, müssen Sie diesen dann noch handschriftlich unterschreiben und am besten mit einem Firmenstempel versehen.

Neben dem Caterer/Gastro-Betreiber hat aber auch der Kunde eine Reihe von Dokumentationspflichten zu beachten. Insbesondere muss er den Grund der Bewirtung angeben und und alle Gäste namentlich benennen. Viele Kassensysteme, die im Gastrobereich eingesetzt werden, können deshalb ein Standard-Rechnungsformular ausdrucken, dass dem Kunden die Möglichkeit bietet, die erforderlichen Angaben auf der Rückseite zu machen. Wenn Sie ein Restaurant betreiben, sollten Sie auf jeden Fall zumindest einen entsprechenden Vordruck parat halten und diesen dem Gast gemeinsam mit dem, gegebenenfalls unterzeichneten, Kassenbon aushändigen.

Wenn Sie ausschließlich einen Catering-Service betreiben und nicht über ein modernes Kassensystem verfügen, sollten Sie eine Rechnung am Computer generieren und sich hierfür entweder selbst ein Formular erstellen, das alle erforderlichen Angaben enthält, oder eine entsprechende Vorlage aus dem Internet herunterladen. Wichtig sind auch hier dezidierte Angaben zu Speisen und Getränken. Es reicht nicht, alkoholische Getränke für 500 Euro in Rechnung zu stellen. Sie müssen schon exakte Angaben machen und die Art des Getränks (z.B. Rotwein Bordeaux, Cognac Marke XY) sowie die Anzahl der Flaschen und den Preis pro Flasche auflisten.

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