Die richtige Korrektur falscher Rechnungen
Bei der Rechnungserstellung müssen Sie stets auf die Nennung der Pflichtangaben achten. Neben den Pflichtangaben finden sich auf einer Rechnung meist noch weitere Angaben, die sich je nach Form oder Unternehmen unterscheiden. Somit sind reichlich Fehlerquellen vorhanden, die selbst bei IT-erzeugten Rechnungen auftreten können: von fehlenden Angaben über falsche Rechnungsbeträge und Umsatzsteuerausweise bis zum falschen Datum gibt es eine Vielzahl typischer Fehlerquellen.
Wann muss eine Rechnung korrigiert werden?
Eine zwingende Berichtigung der Rechnung ist immer dann notwendig, wenn eine Pflichtangabe fehlt oder falsch in der Rechnung steht. Das gefährdet beim Rechnungsempfänger den Vorsteuer-Abzug beziehungsweise die Anerkennung als Betriebsausgabe. Der Rechnungsempfänger darf niemals selbst die Rechnung korrigieren, sondern muss den Rechnungssteller zur Korrektur veranlassen, sofern dieser den Fehler nicht schon selbst bemerkt hat.
Andere Arten von Fehlern müssen nicht – und sollten auch nicht – korrigiert werden. Wenn beispielsweise Rechtschreib- oder Grammatikfehler in der Rechnung enthalten sind oder Angaben fehlen, die keine Pflichtangaben sind, muss keine Berichtigung erfolgen.
Welche Möglichkeiten der Korrektur gibt es?
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie der Rechnungsaussteller eine Rechnung korrigieren kann. Die erste Möglichkeit ist das Ausstellen eines Berichtigungsdokuments, in dem auf die fehlerhafte Rechnung verwiesen und die korrigierten Angaben benannt werden. Die zweite Variante ist die Stornierung der falschen Rechnung und das Ausstellen einer neuen, korrigierten Rechnung.
Das Berichtigungsdokument
Ein Berichtigungsdokument ist nur dann möglich, wenn die Rechnung noch nicht bezahlt und verbucht wurde – das gilt insbesondere beim Leistungsempfänger. Das Berichtigungsdokument verweist auf die falsch gestellte Rechnung mindestens mit der Rechnungsnummer und dem Rechnungsdatum sowie Name und Adresse des Leistungserbringers und gibt dann die korrigierten oder zu ergänzenden Angaben an. Das Berichtigungsdokument muss keine bestimmte Form erfüllen. Es bietet sich daher oft an, einfach eine neue Rechnung mit dem Verweis auf die alte, falsche Rechnung zu stellen. Für die Eindeutigkeit muss die neue Rechnung dann auch eine eigene Rechnungsnummer bekommen.
Sowohl der Rechnungssteller als auch der Rechnungsempfänger legt das Berichtigungsdokument zusammen mit der ursprünglichen Rechnung dann im eigenen Archivsystem ab. Das ist für die korrekte Verbuchung wichtig.
Bei Rechnungen in Papierform kann der Rechnungssteller den Fehler auch handschriftlich auf der ursprünglichen Rechnung beim Kunden korrigieren. Dafür werden die falschen Angaben einfach gestrichen und durch die richtigen handschriftlich ersetzt oder fehlende Angaben handschriftlich ergänzt. Mit einer Unterschrift vom Rechnungssteller wird die Korrektur dann als rechtmäßig bestätigt. Der Rechnungssteller muss dann noch eine Kopie der geänderten Rechnung für die eigene Dokumentation anfertigen.
Rechnungsstornierung
Ist eine Rechnung bereits bezahlt und verbucht, dann ist ein Berichtigungsdokument nicht mehr ausreichend für die Korrektur einer fehlerhaften Rechnung. In dem Fall muss die ursprüngliche, falsche Rechnung zuerst storniert werden. Dafür wird in einem ersten Schritt eine weitere Rechnung mit eigener Rechnungsnummer gestellt, bei der der ursprüngliche Rechnungsbetrag als negativer Betrag „in Rechnung gestellt“ wird.
Das ist wie eine Gutschrift zu verstehen, ist rechtlich aber keine Gutschrift. Vielmehr handelt es sich hier um eine Storno-Rechnung, die neben den Pflichtangaben für Rechnungen mindestens das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer der zu korrigierenden Rechnung tragen muss. Mit dieser Storno-Rechnung wird die falsche Rechnung zunächst neutralisiert. Eine Storno-Rechnung sollte auch als solche betitelt werden oder mit einer ähnlichen Bezeichnung wie beispielsweise Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur.
Im zweiten Schritt wird dann eine neue Rechnung mit den richtigen Angaben vom Leistungserbringer ausgestellt. Diese neue Rechnung muss natürlich eine neue Rechnungsnummer tragen. Für die Nachvollziehbarkeit sollte in dieser neuen Rechnung auf die ursprüngliche Rechnung und gegebenenfalls auf die Storno-Rechnung verwiesen werden.
Benachrichtigung des Finanzamts
Liegt der Rechnungsfehler bei einer falsch ausgewiesenen Umsatzsteuer, kann es unter Umständen notwendig sein, die Rechnungskorrektur auch dem Finanzamt zu melden. Wurde beispielsweise in der Umsatzsteuervoranmeldung der alte Umsatzsteuerbetrag gemeldet oder hat der Leistungsempfänger eine falsche Vorsteuer gemeldet, muss diese Meldung schnellstmöglich ebenfalls korrigiert werden. Das ist in dem meisten Fällen sehr einfach möglich, indem eine korrigierte Meldung elektronisch ans Finanzamt erfolgt. Falsche Vorsteuer- oder Umsatzsteuervoranmeldungen oder das bewusste Einreichen falscher Rechnungen kann ein Bußgeld nach sich ziehen.
